Bürokratie pur? Die GoBD-Verfahrensdokumentation in der Praxis

Das Finanzamt verlangt eine nachvollziehbare, nachprüfbare, vollständige und richtige Buchführung. Es genügt nicht, dass der Inhalt richtig ist. Zusätzlich muss eine verständliche Verfahrensdokumentation dem Betriebsprüfer den äußeren Anschein der Richtigkeit vermitteln. Das ergibt sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ vom 14. November 2014. Der Referent beschreibt, wie die Finanzämter damit in Betriebsprüfungen umgehen, und gibt Handlungsempfehlungen für kleine und mittlere Unternehmen.
Haus Schütting

Zeit und Ort

28. August 2018, 16:00−17:30
Handelskammer Bremen, Haus Schütting

Anmeldung direkt bei der Handelskammer: Veranstaltung

Besser 634 Euro nehmen als 1.080 Euro

Es war einmal ein Mann, der war privat krankenversichert. Er war einigermaßen gesund, und so hatte er im Jahr 2013 nur 634 Euro an Ärzte gezahlt. Er schaute in seinen Versicherungsvertrag, und dort stand: Wenn er keine Arztrechnungen beim Versicherer einreicht, bekommen er und seine Ehefrau 1.080 Euro Beiträge erstattet.

Ein gutes Geschäft, dachte sich der Mann. Immerhin sind 1.080 Euro mehr als 634 Euro, und die Mühe, die Unterlagen zusammenzustellen und zu übersenden, konnte er sich auch sparen. Der Versicherer zahlte also 1.080 Euro aus.

Doch sie hatten die Rechnung ohne das Finanzamt gemacht. Das Finanzamt setzte auf die 1.080 Euro Beitragserstattung Einkommensteuer fest. So blieben nur 602 Euro übrig. Die 634 Euro Kostenerstattung für Arztrechnungen wären hingegen steuerfrei gewesen.

Entscheidung des Bundesfinanzhofs

Der Bundesfinanzhof gab dem Finanzamt recht. Die Beitragserstattung führt dazu, dass der Beitrag zur Krankenversicherung im Sinne des § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG sich per Saldo verringert. Es kann also weniger Beitrag als Sonderausgabe abgezogen werden. Die selbst getragenen Arztkosten hingegen kann der Steuerpflichtige nicht geltend machen, weder als Sonderausgaben noch als außergewöhnliche Belastungen.

Gesetzlich so geregelt

Steuern in einer Größenordnung von 40 oder 50 Prozent sind alltäglich. Steuern in einer Größenordnung von 80 oder 90 Prozent kommen seltener vor. Kaum nachvollziehbar ist es aber, wenn der Steuersatz 100 Prozent übersteigt, also aus einem „Mehr“ vor Steuern ein „Weniger“ nach Steuern wird. Auch volkswirtschaftlich ist es sinnlos, einen Sachbearbeiter bei der Versicherung nur aus steuerlichen Gründen mit der Bearbeitung eines Erstattungsantrags zu beschäftigen, wenn beide Vertragsparteien mit der pauschalierten Beitragserstattung zufrieden wären.

Der Bundesfinanzhof erkennt immerhin an, dass

„[…] es wirtschaftlich vernünftig sein kann, auf die Erstattung der gezahlten Krankheitskosten zu verzichten, um so eine betragsmäßig höhere Beitragserstattung zu erlangen. Es ist aber“,

so der BFH weiter,

„nicht Aufgabe des Steuerrechts dafür zu sorgen, dass dieser Vorteil auch nach Durchführung der Besteuerung erhalten bleibt […]“, dass also wirtschaftlich vernünftige Entscheidungen auch nach Durchführung der Besteuerung wirtschaftlich vernünftig bleiben.

Wir haben ein anderes Verständnis von den Aufgaben des Steuerrechts.

BFH, Urteil vom 29. November 2017, X R 3/16

E-Mails? Aber sicher!

Zwischen Finanzämtern und Steuerberatern werden Daten hin- und hergeschickt. Seit vielen Jahren entwickelt die Finanzverwaltung Standards, damit die Datenverarbeitung auf Seiten des Finanzamtes leichter wird. Bei der Entwicklung berücksichtigt sie auch, dass die Echtheit der Daten (Authentizität) und die Zugriffsberechtigung (Autorisierung) sichergestellt werden müssen. Über die ELSTER-Schnittstelle werden die Daten deswegen verschlüsselt und signiert durch das Internet geschickt. Die Schlüssel werden durch die Finanzverwaltung selbst und durch vertrauenswürdige Dienstleister wie die Datev e.G. auf dem Postweg verteilt.

Computer Lock & Key
Computer Lock & Key“ von Blue Coat Photos steht unter der Lizenz CC-BY-SA 2.0

Zwischen Rechtsanwälten und Gerichten ist ein anderes System geplant, das sog. besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Ein Vorläufer war seit 2004 in Betrieb, das beA sollte zum 1. Januar 2016 starten. Allerdings orientiert sich die Entwicklung hier weder an den Bedürfnissen der Anwender auf Seite der Gerichte noch auf Seiten der Rechtsanwälte, und wegen Sicherheitslücken ist es bis auf weiteres ganz außer Betrieb.

Kommunikation zwischen Mandanten und Beratern

Schon bei der Kommunikation zwischen Finanzämtern und Steuerberatern ist es sinnvoll, keinen Unbefugten mitlesen zu lassen. Viel wichtiger ist aber, die Kommunikation zwischen Mandanten und Beratern zu verschlüsseln. Was hier besprochen wird, muss vor dem Staat geheim gehalten werden. Die beste Selbstanzeige wegen Schwarzgeld auf Schweizer Konten nützt nämlich nichts, wenn die Steuerfahndung schon ein paar Tage vorher den E-Mail-Verkehr mit den Kontoauszügen abhören konnte.

Unsere Angebote

Sie erreichen uns mit verschlüsselten E-Mails. Dazu nutzen wir den Standard PGP. Sie benötigen neben der kostenfreien Software lediglich unseren → PGP-Schlüssel, dessen Echtheit wir im persönlichen Gespräch oder telefonisch abgleichen können. Als unser Mandant können Sie außerdem auf unsere Datenaustauschplattform zugreifen, mit der Sie Dateien an uns schicken oder von uns abrufen können.

Verschlüsselte Kommunikation: Unser Angebot für Sie

Kassen-Nachschau: Einladung an Trickbetrüger

Bargeld macht das Finanzamt misstrauisch. Wer Einnahmen in bar erwirtschaftet, muss seit vielen Jahren damit leben, dass der Betriebsprüfer die Buchführung besonders kritisch beäugt. Eine lückenlose, manipulationssichere Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist Pflicht.
Registrierkasse

Gesetzliche Neuregelung ab 2018

Seit dem 1. Januar 2018 dürfen „die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung“ […] „während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten […] Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten“ und die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben prüfen (Kassen-Nachschau).

Durchführung der Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Finanzbeamte darf, bevor er die Kasse prüft, verdeckt beobachten oder Testkäufe durchführen. Erst wenn er zur Kassen-Nachschau übergeht, muss er sich zu erkennen geben. Die Kassen-Nachschau kann jederzeit während der Öffnungszeiten stattfinden, auch abends oder am Wochenende.

Die Beamten achten besonders auf die ordnungsgemäße, lückenlose und manipulationssichere Aufzeichnung von baren Einnahmen und Ausgaben. Dazu wird ein Kassensturz durchgeführt und der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand laut Kassensystem oder Aufzeichnungen verglichen. Auf folgende Punkte wird besonders geachtet:

  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen, z.B. durch fortlaufende Nummerierung der Tagesabschlüsse
  • Dokumentation nachträglicher Änderungen von Aufzeichnungen, z.B. Stornos
  • Richtige Verbuchung von Gutscheinen oder Kartenzahlungen
  • Existenz von Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung und Programmieranleitung der Kasse

„Kassen-Nachschau“ durch Trickbetrüger

Der Gesetzgeber lädt Trickbetrüger ein. So nah an das Bargeld des Unternehmers kommt sonst nur ein Gerichtsvollzieher – und dessen Besuch kündigt sich lange vorher schriftlich an.

Das Gesetz ist darauf ausgelegt, dass der Finanzbeamte in ziviler Kleidung im Unternehmen erscheint. Er soll zwar einen Dienstausweis vorlegen, aber wie ein echter Dienstausweis aussieht, kann ein Steuerpflichtiger nicht wissen – hier kocht jedes Finanzamt sein eigenes Süppchen, und Merkmale zur Fälschungssicherheit sind nicht vorgesehen. Wer sich als Finanzbeamter ausgibt und ein Stück Papier mit der Beschriftung „Dienstausweis“, einem Passfoto und einem runden Stempelabdruck vorzeigt, hat gute Chancen, als Finanzbeamter angesehen zu werden.

Solange die Finanzverwaltung nicht kundgibt, wie man echte von falschen Finanzbeamten unterscheidet, hilft nur gesundes Misstrauen. Allgemein wird empfohlen, dass der Finanzbeamte zusätzlich zu seinem Dienstausweis noch ein Schreiben vorzeigt, das ihn ausdrücklich zur Kassen-Nachschau ermächtigt. Zusätzlich sollte jeder betroffene Unternehmer seinen Steuerberater benachrichtigen. Der kann telefonische Rücksprache mit dem Finanzamt halten, um die Identität des Beamten zu überprüfen, bevor er Zugriff auf die Kasse bekommt. Ist im Finanzamt niemand erreichbar, der verlässlich Auskunft geben kann, kommt auch eine Identitätsfeststellung durch die Polizei in Betracht. Echte Finanzbeamte werden für solches Misstrauen Verständnis zeigen.

§ 146b der Abgabenordnung in der ab 1. Januar 2018 anzuwendenden Fassung

Schiffsreisen nach Luxemburg

Wer beruflich unterwegs ist, kann Reisekosten steuerlich geltend machen. Die Finanzverwaltung gewährt Pauschalen für den Fall, dass Hotels oder Restaurants im Ausland keine Rechnung ausstellen, sog. Auslandsreise-Tagegeld. Eine Pauschale für die Übernachtung gibt es auch, wenn man kein Hotel gebucht hat, sondern anderweitig irgendwo untergekommen ist.

Schiff in der DämmerungDie Höhe der Pauschale ergibt sich aus dem jährlichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (für 2018: Schreiben vom 8. November 2017, IV C 5 – S 2353/08/10006). Für Andorra 45 Euro, für Österreich 104 Euro, für Luxemburg 130 Euro und für Angola sagenhafte 265 Euro pro Nacht.

Mehrtägige Flugreisen

Wenn zwischen Abreise in Deutschland und Ankunft am Zielort mehrere Tage liegen, gilt für die Zwischentage „in der Regel der Pauschbetrag des Ortes, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.“ Durch Verwaltungsanweisung geregelt ist aber selbstverständlich auch der Fall, dass ein Zwischentag ohne Zwischenziel verstreicht, dass also der Reisende ohne umzusteigen um die ganze Erde fliegt oder aus anderen Gründen den Zwischentag in der Luft verbringt. Dazu regelt Abschnitt 9.6 Absatz 3 Satz 4 Nr. 1 Satz 2 der Lohnsteuer-Richtlinien:

Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.

Klar: Für irgendeine Pauschale muss die Finanzverwaltung sich ja entscheiden, wenn sie diesen Fall überhaupt regelt, und da liegt kein Land näher als unser Nachbarstaat im Südosten.

Mehrtägige Schiffsreisen

Auch mehrtägige Schiffsreisen hat die Finanzverwaltung geregelt. Allerdings ist hier das für Österreich geltende Tagegeld kein guter Maßstab. Denn die Anzahl der österreichischen Seehäfen, von denen aus man mehrtägige Schiffsreisen antreten könnte, ist – vorsichtig formuliert – sehr überschaubar. Deswegen orientiert sich die Finanzverwaltung an einer großen Seefahrernation. Abschnitt 9.6 Absatz 3 Satz 4 Nr. 2 Satz 1 der Lohnsteuer-Richtlinien ist insoweit eindeutig:

Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend.

Ob das auch gilt, wenn die Schiffsreise von Andorra nach Liechtenstein verläuft, hatten die Finanzgerichte bisher nicht zu entscheiden.

Handelsblatt: „Bester Steuerberater“

Im Auftrag des Handelsblatts hat das Marktforschungsunternehmen S.W.I. Finance Deutschlands beste Steuerberater 2018 ermittelt. Die Sozietät Steuern · Recht · Wirtschaft ist als einzige Sozietät aus Stuhr in der Bestenliste vertreten. Sie erhielt außerdem Auszeichnungen in der Kategorie „Gesamtwertung“, in der Branche „Allrounder“ sowie im Sachgebiet „Allrounder“.

Aus dem übrigen Landkreis Diepholz und aus dem nahegelegenen Delmenhorst ist kein anderer Steuerberater vertreten. In Bremen stehen sechs Kanzleien auf der Bestenliste zur Auswahl.

Anmerkungen zu der Studie

In Deutschland sind etwa 84.000 Menschen als Steuerberater bestellt. Das Marktforschungsunternehmen S.W.I. Finance hat gut 23.000 von ihnen eingeladen, an der Studie teilzunehmen. Rund 3.700 Teilnehmer beteiligten sich an der Studie, beantworteten Fragen zu ihrer Organisationsstruktur, nahmen eine Selbsteinschätzung zu Spezialgebieten der Kanzlei vor und beantworteten fachliche Fragen, abhängig von der angegebenen Spezialisierung. Anhand der Antworten auf die Fachfragen wurden 592 Kanzleien für die Bestenliste ausgewählt.

Die Auswertung ist nicht repräsentativ. Wie die Differenz zwischen den 84.000 Steuerberatern und den 23.000 eingeladenen Personen zustande kommt, ist uns nicht bekannt. Unklar ist auch, wie die Studie mit Zusammenschlüssen mehrerer Steuerberater umgeht – in der Veröffentlichung des Handelsblatts heißt es, „rund 3.700 Sozietäten beteiligten sich an der Studie, 592 davon schafften es in die Bestenliste“, obwohl offensichtlich nicht nur Sozietäten, sondern auch Steuerberater und Steuerberatungsgesellschaften in anderen Rechtsformen gemeint sind. Die größten Steuerberatungsgesellschaften Deutschlands sind in der Liste gar nicht enthalten. Andere Zusammenschlüsse werden gleich fünfzehnfach an 15 verschiedenen Standorten aufgeführt. Zweifel an der Methodik weckt auch das formale Erscheinungsbild der Bestenliste: Tippfehler wie „BIlöanz“ oder „Wiesabden“ lassen Rückschlüsse auf die fachliche Sorgfalt zu. Was davon zu halten ist, mag sich jeder selbst überlegen.

Gleichwohl freuen wir uns selbstverständlich über die Auszeichnung. Wir stellen unsere Fähigkeiten gern auch für Sie persönlich unter Beweis.

Handelsblatt vom 8. März 2018: Das sind Deutschlands beste Steuerberater – Digitalisierung setzt Branche unter Druck
Handelsblatt vom 8. März 2018: Das sind Deutschlands Top-Steuerberater 2018
S.W.I. FINANCE: Top-Steuerberater Handelsblatt (PDF)

„Wir haben bei Null angefangen“

Mira Bültel stellt die Sozietät Steuern · Recht · Wirtschaft im Weser-Report vom 4. März 2018 vor. „Was uns von anderen Steuerberatern abhebt, sind verschiedene Disziplinen“, stellt sie in den Vordergrund: Die Kanzlei bietet „nicht nur Steuerberatung, sondern auch Rechts- und Wirtschaftsberatung für ihre Mandanten aus dem Landkreis Diepholz, der Hansestadt Bremen und überregional an.“

Weser-Report vom 4. März 2018, Ausgabe Huchting-Stuhr-Brinkum, Seite 11

Steuerliche Vor- und Nachteile der GmbH für kleine Unternehmen

Eine eigene GmbH: Das kann Haftungsrisiken verringern und Geschäftspartnern einen professionellen Eindruck vermitteln. Aber welche steuerlichen Folgen hängen an der Entscheidung für diese Rechtsform? Welche Bedeutung hat es, ob der Gewinn gleichmäßig oder volatil ist, ob er niedrig oder hoch ist oder ob gar mit Verlusten gerechnet werden muss? Wann ist die Gewerbesteuer höher, wann niedriger als bei einem Einzelunternehmen? Und welche Fallstricke lauern beim Übergang vom Einzelunternehmen zur GmbH?
Haus Schütting

Zeit und Ort

1. März 2018, 16:00−17:30
Handelskammer Bremen, Haus Schütting

Anmeldung direkt bei der Handelskammer: Veranstaltung Nr. 2753026

Vortragsfolien zum Download

Steuerliche Vor- und Nachteile der GmbH für kleine Unternehmen (PDF)

Nachzahlungszinsen: Es kommt auf jeden Tag an

Die Abgabenordnung regelt, dass Steuernachzahlungen verzinst werden. Beispiel Einkommensteuer: Wer die Steuererklärung für 2016 durch einen Steuerberater erstellen lässt, muss dafür sorgen, dass sie spätestens am 31. Dezember 2017 beim Finanzamt eingeht. Das Finanzamt benötigt im Regelfall etwa drei Monate für die Bearbeitung. Darauf ist die gesetzliche Verzinsung abgestimmt: Am 1. April 2018 beginnt der Zinslauf. Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Finanzamt im Einzelfall länger oder kürzer für die Bearbeitung der Steuererklärung braucht.

Zinssatz

Die Nachzahlungszinsen belaufen sich auf 6 % jährlich. Allerdings rundet das Finanzamt die Nachzahlungsbetrag auf volle 50 Euro und den Zinslauf auf volle Monate ab. Das führt zu groben Stufen in der Höhe der Zinsen: Ein Steuerbescheid vom 24. April 2018 enthält noch keine Zinsberechnung, weil der angefangene Monat auf Null abgerundet wird. Bei einem Steuerbescheid vom Folgetag unterstellt die Finanzverwaltung allerdings, dass dieser wegen der Postlaufzeit erst am 30. April beim Empfänger ankommt, und berechnet für den ganzen Monat April Zinsen. Die nächste Stufe – Zinsen für zwei volle Monate – wird am 28. Mai 2018 erreicht.

Freiwillige Steuerzahlungen

Wer mit einer Steuernachzahlung rechnet, kann diese freiwillig an das Finanzamt leisten, wenn das Finanzamt die Steuererklärung nicht rechtzeitig bearbeitet. Das lohnt sich, wenn die Nachzahlung sonst verzinst würde: Mehr als 6 % p.a. wird man bei keiner anderen Geldanlage erhalten. Unter Umständen kann es sich sogar lohnen, die Nachzahlung durch einen teuren Kredit zu finanzieren: Wer die Kreditzinsen von der Steuer absetzen kann, zahlt selbst bei 10 % Bankzinsen effektiv weniger als wenn das Finanzamt 6 % Nachzahlungszinsen zur Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer verlangt.

Eine freiwillige Zahlung vor dem 1. April (Beginn des Zinslaufs) kann das Finanzamt genauso behandeln wie eine vom Finanzamt angeforderte Vorauszahlung. Das führt dann dazu, dass Nachzahlungszinsen gar nicht erst entstehen. Wenn das Finanzamt solch eine freiwillige Zahlung nicht als Vorauszahlung behandelt oder wenn die freiwillige Zahlung erst nach dem Beginn des Zinslaufs erfolgt, werden zwar Nachzahlungszinsen festgesetzt, aber gleich wieder erlassen. Dort wird allerdings zugunsten des Finanzamtes auf volle Monate gerundet:

Der Steuerpflichtige zahlt am 2. April 2018 die erwartete Nachzahlung auf die Einkommensteuer 2016. Das Finanzamt verschickt den entsprechenden Bescheid am 25. April 2018 (unterstellte Postlaufzeit: drei Tage plus Wochenende, also Eingang am 30. April 2018). Der Bescheid enthält einen vollen Monat Nachzahlungszinsen für den 1. bis 30. April 2018. Erlassen werden nur Zinsen für den 2. bis 30. April, abgerundet: null volle Monate. Hier hat die freiwillige Zahlung dem Steuerpflichtigen keinerlei Zinsvorteil gebracht. Wenn er nicht freiwillig gezahlt hätte, hätte er sich mit der Nachzahlung sogar noch einen weiteren Monat Zeit lassen können, bis zum 30. Mai 2018.

Nach Betriebsprüfungen

Häufig ist die freiwillige Zahlung sinnvoll, wenn eine Betriebsprüfung zwar abgeschlossen ist, aber die Akten sich in der Finanzverwaltung noch auf dem Weg von der Abteilung „Betriebsprüfung“ in die Abteilung „Steuerveranlagung“ befinden. Dieser Vorgang kann nämlich Monate dauern, während die Zinsen schon laufen. Auch in solchen Fällen muss das Finanzamt Nachzahlungszinsen für volle Monate, die zwischen freiwilliger Zahlung und Wirksamkeit der Steuerfestsetzung liegen, erlassen. Hier hat der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Fall entschieden: Als voller Monat gilt es bereits, wenn die Zahlung im Laufe des 30. beim Finanzamt eingeht und der Steuerbescheid am 29. des Folgemonats wirksam wird. Denn nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird der Zahlungstag in diesem Fall schon als voller Tag gerechnet.

Erstattungszinsen

Umgekehrt ist es bei Steuererstattungen so, dass diese ab Beginn des Zinslaufs zugunsten des Steuerpflichtigen verzinst werden. Der Zinssatz beläuft sich auch hier auf 6 % jährlich, bei gleichen Rundungsregeln für Höhe und Dauer. Wenn kein Verspätungszuschlag und keine Verjährung zu befürchten sind, kann es eine günstige Geldanlage sein, eine Steuererklärung erst spät abzugeben und sich bei erwarteten Steuererstattungen in Geduld zu üben.

BFH, Urteil vom 31. Mai 2017, I R 92/15

„Gebündelte Kompetenzen“

Ulf Kaack stellt die Sozietät Steuern · Recht · Wirtschaft im Stuhrer Ortsboten vom 10. Dezember 2017 vor. Die Steuerexpertin Rebecca Scholz „bietet ihren Mandanten den Full-Service eines Steuerberaters: Buchhaltung, Löhne, Steuererklärung und Jahresabschluss. Daraus ergeben sich häufig Schnittmengen hinein in den juristischen Bereich, bei denen Rechtsanwalt Dr. Florian Kleinmanns ins Spiel kommt.“ Sein Fazit: „Derart breit aufgestellt, ist eine umfassende und langfristige Begleitung von gewerblichen und privaten Klienten sichergestellt.“

Stuhrer Ortsbote Dezember 2017, Seite 12