Umsatzsteuer

Die Zukunft der Rechnungsstellung: Neue Anforderungen ab 2025

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Unternehmen Brieföffner mit Kuvert und Hand
„Öffnen eines Briefes“ von Frank C. Müller on Wikimedia Commons steht unter der Lizenz CC-BY-SA 2.5

Die Digitalisierung hat unser tägliches Leben und insbesondere unsere Geschäftsprozesse erheblich verändert. In der heutigen Zeit ist die elektronische Kommunikation unverzichtbar geworden, und auch die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und empfangen, hat sich stark gewandelt. In Deutschland stand die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung jedoch noch aus, im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Ländern wie Italien, Frankreich oder Spanien. Das ändert sich nun ab dem Jahr 2025 mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes, das einige einschneidende Neuerungen für die Rechnungsstellung mit sich bringt.

Die bisherige Rechtslage

Bisher war die Rechnungsstellung in Deutschland vergleichsweise flexibel. Private Unternehmen konnten Rechnungen in verschiedenen Formaten ausstellen, solange sie die grundlegenden Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllten. Dies führte dazu, dass das weitverbreitete PDF-Format oft für Rechnungen genutzt wurde, da es sich sowohl für die Aussteller als auch die Empfänger einfach handhaben ließ.

Hingegen sah das E-Rechnungs-Gesetz vom 4. April 2017 strukturierte Rechnungsformate, insbesondere das XML-Format, für öffentliche Auftraggeber vor. Hierbei handelt es sich um ein automatisierbares, strukturiertes Format, das eine effiziente Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

Die Neuerungen ab 2025

Das Wachstumschancengesetz ändert die bisherige Rechtslage und führt ab dem 1. Januar 2025 die verpflichtende elektronische Rechnung (eRechnung) für inländische B2B-Umsätze ein. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, elektronische Rechnungen verwenden müssen. Diese Änderung ist ein wichtiger Schritt zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse.

Die neue Regelung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E definiert die elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Definition stellt sicher, dass die Rechnungen in einem standardisierten und maschinenlesbaren Format vorliegen, was die automatisierte Verarbeitung und Kontrolle erleichtert.

Übergangsregelungen und EDI-Verfahren

Das Wachstumschancengesetz sieht auch Übergangsregelungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungen vor. Für zwischen dem 1. Januar und 31. Dezember 2025 getätigte Umsätze können Unternehmen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers auch in Papierform oder einem anderen elektronischen Format ausstellen. Dies soll ihnen Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Darüber hinaus gilt diese Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2026 für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr.

Ab dem 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch die bisherigen EDI-Verfahren weiter verwenden. Diese Flexibilität soll sicherstellen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen reibungslos vonstattengeht und den betroffenen Unternehmen keine übermäßige Belastung auferlegt wird.

Fazit

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung ab 2025 ist ein wichtiger Schritt in Richtung Modernisierung der Geschäftsprozesse in Deutschland. Die neuen Vorschriften werden die Effizienz steigern und zur Vereinfachung der bürokratischen Abläufe beitragen. Es ist jedoch entscheidend, dass Unternehmen sich frühzeitig auf diese Änderungen vorbereiten, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Wahl von geeigneten elektronischen Formaten, die den Anforderungen gerecht werden, wird in Zukunft von großer Bedeutung sein, um die reibungslose Abwicklung von Geschäftsprozessen sicherzustellen und Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.

Umsatzsteuer: Neue Steuersätze

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Die Regierungskoalition hat weitere Maßnahmen als Konjunkturpaket beschlossen. Dringender Handlungsbedarf besteht hinsichtlich der Absenkung der Umsatzsteuer.

Vorübergehende Änderungen des Steuersatzes

Der volle Steuersatz der Umsatzsteuer wird von 19 % auf 16 % abgesenkt, der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 %. Das gilt vorübergehend ab 1. Juli 2020 zunächst bis zum 31. Dezember 2020.

Für die Gastronomie gilt: Die Bewirtung mit Speisen wird vom vollen Steuersatz (19 %/16 %) auf den ermäßigten Steuersatz (7 %/5 %) abgesenkt. Das gilt vorübergehend ab 1. Juli 2020 zunächst bis zum 30. Juni 2021. Unverändert bleibt es beim vollen Steuersatz für die Bewirtung mit Getränken. Unverändert bleibt es auch beim ermäßigten Steuersatz für den Außer-Haus-Verkauf von Speisen.

In der Gastronomie kommt es also zu vier unterschiedlichen Steuersätzen:

  • Kunde am 30.06.2020 – 19 % auf Essen und Trinken vor Ort
  • Kunde am 01.07.2020 – 16 % auf Getränke, 5 % auf Essen vor Ort
  • Kunde am 02.01.2021 – 19 % auf Getränke, 7 % auf Essen vor Ort
  • Kunde am 01.07.2021 – 19 % auf Essen und Trinken vor Ort

Handlungsbedarf für Sie als Unternehmer

Sie müssen die Gestaltung Ihrer Ausgangsrechnungen, Kassenbons u. ä. umstellen.

Dazu müssen Sie am 1. Juli 2020 vor Betriebsbeginn und am 1. Januar 2021 vor Betriebsbeginn (und in der Gastronomie zusätzlich am 1. Juli 2021 vor Betriebsbeginn) in Ihrem Kassensystem, Ihren Registrierkassen, Ihrem Web-Shop usw. die neuen Steuersätze einstellen.

Für Leistungen, die Sie ab dem 1. Juli 2020 erbringen, müssen Sie den neuen (niedrigeren) Steuersatz ausweisen.

Wenn Sie den bisher geltenden Steuersatz weiter auf die Rechnungen oder Kassenbons schreiben, die Sie Ihren Kunden geben, dann müssen Sie die zu hoch ausgewiesene Steuer ans Finanzamt zahlen.

Übergangsregelungen

Für den Steuersatz ist das entscheidende Datum der Tag, an dem Sie die Leistung erbringen. Bei teilbaren Leistungen, die sich über einen Zeitraum erstrecken, wird jeder Teil einzeln betrachtet. Bei unteilbaren Leistungen, die sich über einen Zeitraum erstrecken, ist der letzte Tag des Zeitraums entscheidend.

Auf das Datum der Rechnungstellung oder das Datum der Zahlung kommt es nicht an.

Sofern Sie teilbare Leistungen über längere Zeiträume erbringen, kann es sinnvoll sein, alle erbrachten Leistungen zum 30.06.2020 vollständig abzurechnen, um Abgrenzungsprobleme zu vermeiden.

Wenn Sie langfristige Verträge abgeschlossen haben, sind Sie bzw. Ihre Lieferanten möglicherweise verpflichtet, die Bruttopreise anzupassen, um die Einsparungen an die Kunden weiterzugeben.

→ Eckpunktepapier der Regierungskoalition vom 3. Juni 2020

Umsatzsteuer kurios: 7 % oder 19 %?

Florian Kleinmanns Aus dem Kanzleialltag 3 Kommentare

Manche Leistungen besteuert der Fiskus mit 7 % Umsatzsteuer, manche mit 19 %. Der Normalfall sind 19 %, sog. Regelsteuersatz. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % begünstigt die Lieferung „der in Anlage 2 bezeichneten Gegenstände mit Ausnahme der in der Nummer 49 Buchstabe f, den Nummern 53 und 54 bezeichneten Gegenstände“ (so § 12 Abs. 2 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes).

Brezel

Brezeln begünstigt

Die Lieferung von Grundnahrungsmitteln ist aus sozialstaatlichen Gründen begünstigt. Brot und andere Backwaren sind im Katalog der „ermäßigten“ Gegenstände aufgeführt: in Anlage 2 zum Umsatzsteuergesetz unter Nummer 31. Dazu gehören auch „Wiesnbrezn“.

Lieferung oder sonstige Leistung?

Es kommt allerdings darauf an, wer die Brezeln verkauft. Der Bundesfinanzhof meint:

Verkauft ein Brezelverkäufer auf den Oktoberfest in Festzelten „Wiesnbrezn“ an die Gäste des personenverschiedenen Festzeltbetreibers, ist der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für Lebensmittel anzuwenden.

Im Streitfall pachtete die Klägerin während des Oktoberfestes Verkaufsstände in mehreren Festzelten an. Die von ihr beschäftigten „Breznläufer“ gingen durch die Reihen des Festzelts und verkauften die Brezeln an die an Bierzelttischen sitzenden Gäste des Festzeltbetreibers. Das Finanzamt (FA) sah hierin umsatzsteuerrechtlich eine sog. sonstige Leistung, die dem Regelsteuersatz unterliege. Es sei ein überwiegendes Dienstleistungselement gegeben, weil der Klägerin die von den Festzeltbetreibern bereitgestellte Infrastruktur, bestehend aus Zelt mit Biertischgarnituren und Musik, zuzurechnen sei. Das Finanzgericht bestätigte dies.

Demgegenüber hob der BFH das Urteil der Vorinstanz auf und gab der Klage statt. Danach führt der Verkauf der Brezeln umsatzsteuerrechtlich zu einer Lieferung der Backwaren, die ermäßigt zu besteuern ist. Die in den Festzelten aufgestellten Biertischgarnituren, bestehend aus Tischen und Bänken, dienten den eigenen Gastronomieumsätzen des Festzeltbetreibers. Damit handelte es sich um für die Klägerin fremde Verzehrvorrichtungen, an denen der Klägerin kein eigenes Mitbenutzungsrecht zugestanden habe. Sie habe keine Verfügungs oder Dispositionsmöglichkeit in dem Sinne erlangt, dass sie Besuchern Sitzplätze im Festzelt zuweisen konnte. Es sei nach der „Realität“ im Bierzelt auch nicht davon auszugehen, dass Personen, die ausschließlich Brezeln von der Klägerin erwarben, zur Nutzung der Biertischgarnituren berechtigt gewesen wären, ohne zusätzliche Leistungen des Festzeltbetreibers in Anspruch nehmen zu müssen.

Mit anderen Worten:

  • Wenn der Festzeltbetreiber selbst Brezn verkauft, muss er 19 % Umsatzsteuer abführen.
  • Wenn er das auf einen Subunternehmer ausgliedert, werden nur 7 % erhoben.

Ermäßigung für andere Grundnahrungsmittel

Damit hat der Bundesfinanzhof dem Kuriositätenkabinett rund um Restaurantumsätze ein weiteres Kapitel hinzugefügt. Doch auch die Lieferung von Grundnahrungsmitteln völlig ohne zusätzliche Restaurant-Dienstleistungselemente ist steuerlich kaum nachvollziehbar.

  • Krabben und Garnelen gehören zu den Grundnahrungsmitteln, sie belegt der Fiskus mit 7 %. Hummer und Langusten sind hingegen Luxusgüter, für sie werden 19 % erhoben.
  • Für Kartoffeln gelten selbstverständlich 7 %, weil Grundnahrungsmittel. Luxus Süßkartoffeln: 19 %.
  • Ein Beutel Rosmarin, ein Beutel Basilikum: jeweils 7 %, zwei Beutel gemischte Kräuter: jeweils 19 %.
  • Trinkwasser aus der Leitung: 7 %, abgefüllt in Flaschen: 19 %.

Holzhackschnitzel

19 % oder 7 %?

Neben den Grundnahrungsmitteln gehören noch andere Gegenstände zum ermäßigt zu besteuernden Existenzgrundbedarf. Zum Beispiel soll ein Mensch nicht frieren müssen. Heizöl und Erdgas unterliegen zwar dem vollen Steuersatz (19 %), aber immerhin Brennholz für den heimischen Kamin wird ermäßigt besteuert. Allerdings nur „in Form von Rundlingen, Scheiten, Zweigen, Reisigbündeln oder ähnlichen Formen“, nicht in Form von Holzhackschnitzeln. Holzhackschnitzel unterliegen 19 % Umsatzsteuer. Ausnahme: Wenn sie aus Holzabfällen gewonnen werden, sind sie wieder genauso „ermäßigt“ wie Rundlinge und Scheite.

Oder 5,5 %? Oder 10,7 %?

Umsatzsteuer sparen kann man, indem man Holzhackschnitzel direkt vom Forstwirt kauft. Wer im Rahmen eines land- und fortwirtschaftlichen Betriebs Holzhackschnitzel herstellt, braucht nur 5,5 % Umsatzsteuer zu berechnen. Jedenfalls dann, wenn die Holzhackschnitzel ein Hauptprodukt des Betriebs darstellen. Nebenprodukte (z. B. Sägerestholz von Bauholz oder Abfälle eines Sägewerkes in einem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) unterliegen einem ganz anderen Steuersatz: 10,7 %. — Als Land- und Forstwirt können Sie nicht einschätzen, ob das Finanzamt das Holz als Hauptprodukt oder Nebenprodukt einschätzt? Halb so schlimm. Sie müssen zwar die Umsatzsteuer richtig auf der Rechnung ausweisen, aber das Finanzamt will sie überhaupt nicht haben, § 24 Abs. 1 UStG. Hier können Sie also selbst mit dem verkehrten Steuersatz nichts falsch machen.

BFH, Urteil vom 3. August 2017, V R 15/17

Steuerfrei? Das kann teuer werden

Florian Kleinmanns Aktuelles, Steuertipps für Unternehmer , 0 Kommentare

Das deutsche Umsatzsteuerrecht stellt eine Reihe von Leistungen steuerfrei, vor allem aus sozialpolitischen Gründen. Sie sind in einem Katalog in § 4 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt. Dazu gehören

  • bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen (§ 4 Nr. 8, Nr. 10, Nr. 11 UStG),
  • Verkauf von Grundstücken (§ 4 Nr. 9 Buchst. a UStG),
  • bestimmte Glücksspielumsätze (§ 4 Nr. 9 Buchst. b UStG),
  • langfristige Vermietung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 UStG),
  • bestimmte medizinische Leistungen, Pflege und Betreuung (§ 4 Nr. 14 bis Nr. 17 UStG),
  • bestimmte Leistungen in der Bildung und Erziehung (§ 4 Nr. 21 bis Nr. 25 UStG).

Wohnraummiete begünstigt

Wer eine Wohnung für 1000 Euro im Monat vermietet, darf über die 1000 Euro verfügen, ohne Umsatzsteuer abführen zu müssen. Wäre die Vermietung steuerpflichtig, müsste der Vermieter 1190 Euro (inkl. 19 % Umsatzsteuer) vom Mieter verlangen, um über 1000 Euro verfügen zu können. Der Mieter hätte 190 Euro weniger zum Leben. So begünstigt die Steuerbefreiung die Vermietung von Wohnraum.

Unechte Steuerbefreiung

Zu berücksichtigen ist aber auch, dass der Staat den Verzicht auf Umsatzsteuer auf der einen Seite mit einem Verbot des Vorsteuerabzugs auf der anderen Seite kompensiert. Keine echte, sondern eine sog. unechte Steuerbefreiung.

Vergleichsrechnung

Bei Baukosten von 119.000 Euro hat sich die Wohnung aus dem Beispiel für den Vermieter nach 119 Monaten amortisiert (Finanzierung und Instandhaltung vereinfachend außen vor gelassen). Wie sähe seine Vermögenssituation aus, wenn er diese 119.000 Euro nicht in eine Wohnung, sondern in eine Büroeinheit investiert hätte? Die Büroeinheit kann umsatzsteuerpflichtig vermietet werden (§ 9 UStG).

In diesem Fall hätte der Vermieter sich die Vorsteuer aus den Baukosten vom Finanzamt auszahlen lassen können: 19.000 Euro Zufluss. Und er hätte vom ersten Monat an die Büroeinheit umsatzsteuerpflichtig an einen Unternehmer vermieten können, der bereit ist, dafür 1000 Euro aufzuwenden. Dann hätten Mieter und Vermieter eine Miete von 1000 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer vereinbart. Der Mieter hätte 1190 Euro an den Vermieter bezahlt und 190 Euro als Vorsteuer vom Finanzamt erhalten (macht per Saldo 1000 Euro Aufwand), und der Vermieter hätte 1190 Euro vom Mieter bekommen und 190 Euro als Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt (macht per Saldo 1000 Euro Ertrag). Die Büroeinheit hätte sich schon nach 100 Monaten amortisiert, nicht erst nach 119 Monaten.

Steuerpflicht von Vorteil

Die Steuerpflicht ist in der Regel dann von Vorteil, wenn die Leistungen an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer erbracht werden. Denen ist egal, ob zusätzlich Umsatzsteuer berechnet wird. Denn sie können diese Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

Steuerfreiheit von Vorteil

Bei Privatkunden ist meist die Steuerfreiheit von Vorteil. Diese sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, so dass in der Regel Bruttopreise vereinbart und gezahlt werden. Hier ist es für den Unternehmer günstig, die Einnahmen in voller Höhe behalten zu dürfen – auch wenn er keinen Vorsteuerabzug auf seine Eingangsleistungen geltend machen kann, spart er damit effektiv 19 % auf seine Wertschöpfung.

Ambivalent: Öffentliche Einrichtungen

Sehr unterschiedlich können die Effekte sein, wenn Leistungen an öffentliche Einrichtungen erbracht werden. Diese können zwar bei Steuerpflicht der Leistungen die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Aber der Staat bekommt die Steuer trotzdem: aus der Kasse des Finanzamtes. Es handelt sich dann bloß um eine Frage der Verteilung staatlicher Mittel, ob diese Steuer bei der öffentlichen Einrichtung ankommt, die sie bezahlen muss, oder nicht. Davon hängt ab, ob der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer auf seine Leistung zusätzlich berechnen kann oder ob sie seine Marge mindert.

Kunden im Ausland (2)

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Die 1016.033 fährt mit einem gemischten Güterzug durch Unter Oberndorf Richtung Westen.
„Die 1016.033 fährt mit einem gemischten Güterzug durch Unter Oberndorf Richtung Westen“ von ÖBB399 on Wikimedia Commons steht unter CC-BY-SA 3.0

Sie sind Unternehmer, erbringen eine Leistung an einen Kunden im Ausland und fragen sich, welcher Inhalt in die Rechnung gehört?

Lieferungen ins Ausland

Warenlieferungen werden im ersten Teil des Beitrags behandelt. Hier werden nur sonstige Leistungen behandelt, also alle Leistungen, die keine Lieferungen sind.

Sonstige Leistungen an Unternehmer (B2B)

Die grenzüberschreitende sonstige Leistung an einen Unternehmer wird von dem Staat besteuert, in dem der Leistungsempfänger ansässig ist. In Deutschland wird dann keine Umsatzsteuer erhoben. Damit Sie als leistender Unternehmer nicht im Ausland Umsatzsteuer anmelden und abführen müssen, werden diese steuerlichen Pflichten auf den Leistungsempfänger verlagert.

Die Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt, mit dem Vermerk „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“ („reverse-charge“, „Autoliquidation“).

Steuererklärungspflichten

Wer grenzüberschreitende sonstige Leistungen an Unternehmer erbringt, braucht zwar in Deutschland keine Umsatzsteuer abzuführen, muss die Umsätze aber trotzdem an das Finanzamt melden. Die Summe der Umsätze ist dem Finanzamt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung mitzuteilen, getrennt nach Leistungen innerhalb und außerhalb der Europäischen Union. Zusätzlich ist die Summe der Umsätze innerhalb der Europäischen Union auf die einzelnen Leistungen aufzuschlüsseln und unter Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des jeweiligen Leistungsempfängers an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden, sog. Zusammenfassende Meldung. Das Bundeszentralamt für Steuern gleicht diese Meldungen mit den entsprechenden Meldungen der Leistungsempfänger ab und prüft so, ob die Leistungsempfänger ihren steuerlichen Pflichten nachkommen.

Pflichten des Leistungsempfängers

Die Abnehmer müssen dementsprechend die Geschäfte als steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers bzw. andere Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers in ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung aufnehmen. Wer als Abnehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, zahlt auf diese Weise die Umsatzsteuer auf die Leistung.

Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Wenn der Leistungsempfänger Ihnen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen kann, liegt es nahe, dass er umsatzsteuerlich nicht voll und ganz als Unternehmer gilt, sondern beispielsweise Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG oder einer vergleichbaren ausländischen Norm ist. Dann dürfen Sie ihn steuerlich nicht als Unternehmer behandeln, sondern Sie müssen ihm eine Rechnung stellen wie einem Verbraucher.

Sonstige Leistungen an Verbraucher (B2C)

Die grenzüberschreitende sonstige Leistung an einen Verbraucher in der Europäischen Union ist umsatzsteuerpflichtig, und Sie als leistender Unternehmer müssen die Umsatzsteuer in Deutschland anmelden und abführen.

Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernseh- sowie auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen

Bei typischen Internet-Dienstleistungen darf der Staat, in dem der Abnehmer ansässig ist, die Umsatzsteuer erheben. Sie als Unternehmer müssen sich dazu beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) registrieren. Dort können Sie für alle Ihre B2C-Geschäftsvorfälle innerhalb der Europäischen Union die Steuer melden und abführen. Das BZSt verteilt die Steuern dann an die berechtigten Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Die Rechnung wird mit Umsatzsteuer des Bestimmungs-Mitgliedstaates ausgestellt.

Andere B2C-Dienstleistungen

Andere B2C-Dienstleistungen werden wie Leistungen an inländische Leistungsempfänger besteuert. Hier brauchen Sie den Aufwand für die steuerliche Anmeldung internationaler Geschäfte nicht auf sich zu nehmen.

Die Rechnung wird mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt.

Kunden im Ausland (1)

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Symbolbild ZollschrankeSie sind Unternehmer, beliefern erstmals einen Kunden im Ausland und fragen sich, welcher Inhalt in die Rechnung gehört?

Lieferungen an Unternehmer (B2B)

Die grenzüberschreitende Lieferung an einen Unternehmer ist als innergemeinschaftliche Lieferung (innerhalb der EU) bzw. Ausfuhrlieferung (außerhalb der EU) umsatzsteuerfrei, wenn die Buch- und Belegnachweise für die Lieferung erbracht werden.

Die Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt, mit dem Vermerk „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ („tax-free intra-community supply“, „livraison intracommunautaire exonérée TVA“) bzw. „steuerfreie Ausfuhrlieferung“.

Buch- und Belegnachweise

Die Finanzverwaltung verlangt einen Buch- und Belegnachweis, um sicherzustellen, dass die Lieferung tatsächlich im Ausland ankommt und dort steuerlich erfasst wird. Wesentliche Bedeutung für den Buch- und Belegnachweis haben

  • bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
    • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers,
    • der Beleg darüber, dass die Lieferung tatsächlich beim ausländischen Abnehmer angekommen ist, sog. Gelangensbestätigung,
  • bei Ausfuhrlieferungen
    • der Ausfuhrnachweis.

Die Gelangensbestätigung ist ein Dokument, auf dem der Abnehmer bestätigt, dass die Ware tatsächlich bei ihm angekommen ist. Alternativ genügt im Normalfall auch ein Frachtbrief, eine Spediteursbescheinigung oder ein Tracking-and-Tracing-Protokoll des Postdienstleisters, wenn die Ware von Ihnen als Lieferant verschickt wird. Zusätzlich sollten Sie bei der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit einem Abnehmer im EU-Ausland stets prüfen, ob dieser ausländische Abnehmer tatsächlich existiert oder ob es sich nur um eine Figur handelt, die zum Zweck des Umsatzsteuerbetrugs aufgebaut wurde. Dazu dient das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Union, das Auskunft darüber erteilt, ob die Umsatzsteuer-ID wirklich dem Unternehmer zugeteilt wurde, der sie verwendet.

Bei der Lieferung ins Drittland (außerhalb der EU) sind die Nachweispflichten für den Belegnachweis zwar bürokratischer, dafür aber weniger fehleranfällig: Hier genügt der Ausfuhrnachweis, ohne dass es der Finanzverwaltung darauf ankäme, ob der Abnehmer die Ware im Bestimmungsland ordnungsgemäß steuerlich erfasst.

Steuererklärungspflichten

Wer steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen erbringt, braucht zwar keine Umsatzsteuer abzuführen, muss die Umsätze aber trotzdem an das Finanzamt melden. Die Summe der Umsätze ist dem Finanzamt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung mitzuteilen. Zusätzlich ist dieser Betrag auf die einzelnen Lieferungen aufzuschlüsseln und unter Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des jeweiligen Abnehmers an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden, sog. Zusammenfassende Meldung. Das Bundeszentralamt für Steuern gleicht diese Meldungen mit den entsprechenden Meldungen der Abnehmer ab und prüft so, ob die Abnehmer ihren steuerlichen Pflichten nachkommen.

Pflichten des Abnehmers

Die Abnehmer müssen dementsprechend die Geschäfte als sog. innergemeinschaftliche Erwerbe in ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung aufnehmen. Wer als Abnehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, zahlt auf diese Weise die Umsatzsteuer auf die Ware.

Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Wenn der Abnehmer Ihnen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen kann, liegt es nahe, dass er umsatzsteuerlich nicht voll und ganz als Unternehmer gilt, sondern beispielsweise Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG oder einer vergleichbaren ausländischen Norm ist. Dann darf er für Zwecke Ihrer Lieferung nicht als Unternehmer behandelt werden, sondern muss behandelt werden wie ein Verbraucher.

Lieferungen an Verbraucher (B2C)

Die grenzüberschreitende Lieferung an einen Verbraucher ist umsatzsteuerpflichtig.

Oberhalb der Lieferschwelle

Innerhalb der Europäischen Union darf der Staat, in dem der Abnehmer ansässig ist, die Umsatzsteuer erheben. Sie als Unternehmer müssen sich dazu in dem Bestimmungs-Mitgliedstaat steuerlich anmelden und die dorthin adressierten Lieferungen an Verbraucher der ausländischen Umsatzsteuer unterwerfen. Deutsche Umsatzsteuer fällt dann nicht mehr an.

Die Rechnung wird mit Umsatzsteuer des Bestimmungs-Mitgliedstaates ausgestellt.

Unterhalb der Lieferschwelle

In Fällen mit geringer Bedeutung brauchen Sie den Aufwand für die steuerliche Anmeldung im Ausland nicht auf sich zu nehmen. Ob es sich um einen Fall von geringer Bedeutung handelt, hängt von der Summe Ihrer Umsätze in dem jeweiligen Staat ab. Sobald die Lieferungen an Verbraucher die maßgebliche Lieferschwelle überschreiten, sind Sie mindestens für den Rest des Jahres und für das ganze Folgejahr verpflichtet, die steuerlichen Pflichten im Ausland zu erfüllen. Bleiben Sie jedes Jahr unterhalb der maßgeblichen Lieferschwelle, dürfen Sie die Lieferungen in Deutschland melden und versteuern.

Die Rechnung wird mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt.

Die maßgebliche Lieferschwelle muss für jedes Land separat geprüft werden, sie beläuft sich bei den meisten EU-Mitgliedstaaten auf 35.000 Euro, vereinzelt aber auch weniger oder mehr, bis zu 100.000 Euro für Lieferungen nach Luxemburg und in die Niederlande (vgl. Tabelle der EU-Kommission).

Dienstleistungen an Geschäftspartner im Ausland

Dienstleistungen an Geschäftspartner im Ausland unterliegen anderen Regelungen als Lieferungen. Das werden wir im zweiten Teil dieses Beitrags darstellen.