Nachzahlungszinsen: Es kommt auf jeden Tag an

Die Abgabenordnung regelt, dass Steuernachzahlungen verzinst werden. Beispiel Einkommensteuer: Wer die Steuererklärung für 2016 durch einen Steuerberater erstellen lässt, muss dafür sorgen, dass sie spätestens am 31. Dezember 2017 beim Finanzamt eingeht. Das Finanzamt benötigt im Regelfall etwa drei Monate für die Bearbeitung. Darauf ist die gesetzliche Verzinsung abgestimmt: Am 1. April 2018 beginnt der Zinslauf. Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Finanzamt im Einzelfall länger oder kürzer für die Bearbeitung der Steuererklärung braucht.

Zinssatz

Die Nachzahlungszinsen belaufen sich auf 6 % jährlich. Allerdings rundet das Finanzamt die Nachzahlungsbetrag auf volle 50 Euro und den Zinslauf auf volle Monate ab. Das führt zu groben Stufen in der Höhe der Zinsen: Ein Steuerbescheid vom 24. April 2018 enthält noch keine Zinsberechnung, weil der angefangene Monat auf Null abgerundet wird. Bei einem Steuerbescheid vom Folgetag unterstellt die Finanzverwaltung allerdings, dass dieser wegen der Postlaufzeit erst am 30. April beim Empfänger ankommt, und berechnet für den ganzen Monat April Zinsen. Die nächste Stufe – Zinsen für zwei volle Monate – wird am 28. Mai 2018 erreicht.

Freiwillige Steuerzahlungen

Wer mit einer Steuernachzahlung rechnet, kann diese freiwillig an das Finanzamt leisten, wenn das Finanzamt die Steuererklärung nicht rechtzeitig bearbeitet. Das lohnt sich, wenn die Nachzahlung sonst verzinst würde: Mehr als 6 % p.a. wird man bei keiner anderen Geldanlage erhalten. Unter Umständen kann es sich sogar lohnen, die Nachzahlung durch einen teuren Kredit zu finanzieren: Wer die Kreditzinsen von der Steuer absetzen kann, zahlt selbst bei 10 % Bankzinsen effektiv weniger als wenn das Finanzamt 6 % Nachzahlungszinsen zur Einkommensteuer, Gewerbesteuer oder Körperschaftsteuer verlangt.

Eine freiwillige Zahlung vor dem 1. April (Beginn des Zinslaufs) kann das Finanzamt genauso behandeln wie eine vom Finanzamt angeforderte Vorauszahlung. Das führt dann dazu, dass Nachzahlungszinsen gar nicht erst entstehen. Wenn das Finanzamt solch eine freiwillige Zahlung nicht als Vorauszahlung behandelt oder wenn die freiwillige Zahlung erst nach dem Beginn des Zinslaufs erfolgt, werden zwar Nachzahlungszinsen festgesetzt, aber gleich wieder erlassen. Dort wird allerdings zugunsten des Finanzamtes auf volle Monate gerundet:

Der Steuerpflichtige zahlt am 2. April 2018 die erwartete Nachzahlung auf die Einkommensteuer 2016. Das Finanzamt verschickt den entsprechenden Bescheid am 25. April 2018 (unterstellte Postlaufzeit: drei Tage plus Wochenende, also Eingang am 30. April 2018). Der Bescheid enthält einen vollen Monat Nachzahlungszinsen für den 1. bis 30. April 2018. Erlassen werden nur Zinsen für den 2. bis 30. April, abgerundet: null volle Monate. Hier hat die freiwillige Zahlung dem Steuerpflichtigen keinerlei Zinsvorteil gebracht. Wenn er nicht freiwillig gezahlt hätte, hätte er sich mit der Nachzahlung sogar noch einen weiteren Monat Zeit lassen können, bis zum 30. Mai 2018.

Nach Betriebsprüfungen

Häufig ist die freiwillige Zahlung sinnvoll, wenn eine Betriebsprüfung zwar abgeschlossen ist, aber die Akten sich in der Finanzverwaltung noch auf dem Weg von der Abteilung „Betriebsprüfung“ in die Abteilung „Steuerveranlagung“ befinden. Dieser Vorgang kann nämlich Monate dauern, während die Zinsen schon laufen. Auch in solchen Fällen muss das Finanzamt Nachzahlungszinsen für volle Monate, die zwischen freiwilliger Zahlung und Wirksamkeit der Steuerfestsetzung liegen, erlassen. Hier hat der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Fall entschieden: Als voller Monat gilt es bereits, wenn die Zahlung im Laufe des 30. beim Finanzamt eingeht und der Steuerbescheid am 29. des Folgemonats wirksam wird. Denn nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird der Zahlungstag in diesem Fall schon als voller Tag gerechnet.

Erstattungszinsen

Umgekehrt ist es bei Steuererstattungen so, dass diese ab Beginn des Zinslaufs zugunsten des Steuerpflichtigen verzinst werden. Der Zinssatz beläuft sich auch hier auf 6 % jährlich, bei gleichen Rundungsregeln für Höhe und Dauer. Wenn kein Verspätungszuschlag und keine Verjährung zu befürchten sind, kann es eine günstige Geldanlage sein, eine Steuererklärung erst spät abzugeben und sich bei erwarteten Steuererstattungen in Geduld zu üben.

BFH, Urteil vom 31. Mai 2017, I R 92/15

Krankenkassen korrigieren Beiträge für Selbstständige

Die Beiträge für freiwillig gesetzlich krankenversicherte Selbstständige werden ab 1. Januar 2018 nach neuen Regelungen berechnet.

Frühere Rechtslage

Die Beiträge zur Krankenversicherung bemessen sich am Arbeitseinkommen (§ 223 Abs. 2 SGB V). Das gilt für Arbeitnehmer und für Selbstständige gleichermaßen. Allerdings berücksichtigen die Krankenversicherungen bei Selbstständigen nicht das tatsächliche gegenwärtige Arbeitseinkommen, sondern das, was auf dem letzten Einkommensteuerbescheid als Arbeitseinkommen ausgewiesen ist. Nach § 7 Abs. 7 Satz 2 der Beitragsverfahrensgrundsätze Selbstzahler (in der Fassung vom 10. Dezember 2014) bleibt nämlich das durch „den letzten Einkommensteuerbescheid festgesetzte Arbeitseinkommen […] bis zur Erteilung des nächsten Einkommensteuerbescheids maßgebend.“ Der neue Einkommensteuerbescheid ist erst für die Beitragsbemessung ab Beginn des auf die Ausfertigung folgenden Monats heranzuziehen.

Beispiel: Ein Selbstständiger hatte im Jahr 2015 ein Arbeitseinkommen von durchschnittlich 3.000 Euro monatlich, im Jahr 2016 ein Arbeitseinkommen von durchschnittlich 2.800 Euro monatlich, im Jahr 2017 ein Arbeitseinkommen von durchschnittlich 2.500 Euro monatlich. Das Finanzamt bearbeitet die Steuererklärung für das Jahr 2016 im September 2017.
Der Beitrag zur Krankenversicherung für die Monate bis September 2017 bemisst sich an einem Arbeitseinkommen von 3.000 Euro monatlich, ab Oktober 2017 wird ein neuer Beitrag auf Basis von 2.800 Euro festgesetzt. Das tatsächliche Arbeitseinkommen von 2.500 Euro monatlich bleibt jeweils unberücksichtigt.

Straf-Beiträge nach früherem Recht

Die bis 2017 geltende Rechtslage sieht eine Asymmetrie vor. Die Krankenversicherung verringert ihre Beitragsforderung erst, sobald ihr der neue Einkommensteuerbescheid vorliegt. Eine Erhöhung der Beiträge erfolgt aber schon früher, nämlich rückwirkend ab Ausfertigung des Steuerbescheids.

Beispiel: Das Finanzamt bearbeitet die Steuererklärung eines Selbstständigen für das Jahr 2016 im Juli 2017. Der Bescheid geht am 28. Juli 2017 beim Bürger ein. Am gleichen Tag leitet er ihn an die Krankenversicherung weiter, wo er aber wegen der Postlaufzeit erst am 1. August eingeht.
Der Beitrag zur Krankenversicherung für August 2017 wird nur dann anhand des neuen Steuerbescheids festgesetzt, wenn sich daraus ein höherer Beitrag ergibt. Ein niedrigeres Einkommen würde die Versicherung erst ab September 2017 berücksichtigen. Damit wird bestraft, wer einen Steuerbescheid nicht sofort an die Krankenversicherung weiterleitet.

Neues Gesetz

Der Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Stärkung der Heil- und Hilfsmittelversorgung vom 4. April 2017 den § 240 SGB V geändert. Nunmehr erfolgt eine Festsetzung der Beiträge in zwei Stufen: Zunächst kann die Krankenversicherung Beiträge aufgrund des zuletzt bekannten Arbeitseinkommens vorläufig festsetzen. Sobald das Arbeitseinkommen für einen bestimmten Zeitraum feststeht, wird die Beitragsberechnung für diesen Zeitraum korrigiert. Der Beitrag für ein Jahr wird dann endgültig anhand des vom Finanzamt festgestellten Arbeitseinkommens dieses Jahres festgesetzt. So kann es zu Beitragsrückzahlungen oder zu Nachforderungen kommen.

Straf-Beiträge nach neuem Recht

Die asymmetrische Regelung nach früherem Recht fällt weg. Ganz auf Straf-Beiträge für unzureichende Mitwirkung an der Beitragsbemessung verzichten mag der Gesetzgeber aber nicht. Künftig gilt: Wenn das Finanzamt den Steuerbescheid für ein Jahr nicht innerhalb von drei Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres erlassen hat oder wenn es ihn erlassen hat, aber der Versicherte ihn nicht binnen dieser Frist an die Krankenversicherung weiterleitet, fordert die Krankenversicherung nachträglich den Höchstbeitrag, der sich an der Beitragsbemessungsgrenze (2018: 4.425 Euro monatlich) orientiert.

Krankengeld

Eine rückwirkende Korrektur erfolgt nur hinsichtlich der Beiträge, nicht hinsichtlich des Krankengelds. Die Krankenversicherung zahlt Krankengeld in Höhe von 70 % des letzten nachgewiesenen Arbeitseinkommens, ohne spätere Berichtigung.

Systematik und Verwaltungsaufwand

Die Neuregelung bringt etwas Systematik ins Sozialversicherungsrecht – ein Tropfen auf den heißen Stein. Zugleich werden Versicherte und Krankenkassen mit immensem Verwaltungsaufwand belastet. Die Zahl der Beitragsbescheide, die eine Krankenversicherung erlässt, dürfte sich mindestens verdoppeln. Und ob es einer Krankenversicherung gelingt, den Beitrag anzupassen, wenn ein Einkommensteuerbescheid nachträglich wegen eines Fehlers bei der Ermittlung des Gewinns aus der selbstständigen Tätigkeit geändert wird, steht in den Sternen.

Frist für Jahresabschlüsse: 30. November?

Steuererklärungen müssen bis zum 31. Dezember beim Finanzamt eingehen, wenn ein Steuerberater sie erstellt. Aber welche Fristen gelten für Jahresabschlüsse?

Aufstellung des Jahresabschlusses

Kaufleute und Gesellschaften müssen einen Jahresabschluss aufstellen. Der Gläubigerschutz sorgt dafür, dass haftungsbeschränkte Gesellschaften besonders strengen Vorschriften unterliegen. Weiter wird nach Größenklassen (§ 267, § 267a HGB) differenziert:

  • Die Geschäftsführung großer und mittelgroßer GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und andere haftungsbeschränkte Gesellschaften muss den Jahresabschluss innerhalb der ersten drei Monate des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 3 HGB, ggf. in Verbindung mit § 264a HGB), also bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr bis zum 31. März des Folgejahres.
  • Die Geschäftsführung kleiner und kleinster GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und andere haftungsbeschränkte Gesellschaften muss den Jahresabschluss innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB, ggf. in Verbindung mit § 264a HGB), also bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr bis zum 30. Juni des Folgejahres.
  • Der Vorstand einer eingetragenen Genossenschaft muss den Jahresabschluss innerhalb der ersten fünf Monate des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufstellen (§ 336 Abs. 1 Satz 2 HGB), also bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr bis zum 31. Mai des Folgejahres.
  • Gesellschaften, bei denen eine natürliche Person als Gesellschafter unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen haftet, unterliegen solchen Fristen nicht.

Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Abschlussprüfer

Bei großen und mittelgroßen GmbHs, GmbH & Co. KGs, Aktiengesellschaften und anderen haftungsbeschränkten Gesellschaften muss der Jahresabschluss nach der Aufstellung durch einen Abschlussprüfer geprüft werden. Nur ein geprüfter Abschluss darf festgestellt werden — die Feststellung eines ungeprüften Abschlusses ist unwirksam. Wenn die Gesellschafter auf Basis eines ungeprüften Abschlusses eine Gewinnausschüttung beschließen, kann bei einer späteren Insolvenz der Gesellschaft der Insolvenzverwalter die Rückzahlung der Ausschüttung verlangen.

Für die Abschlüsse von kleinen oder kleinsten Gesellschaften sowie von Gesellschaften, bei denen eine natürliche Person als Gesellschafter unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen haftet, ist kein Abschlussprüfer erforderlich.

Feststellung des Jahresabschlusses

Nach der Aufstellung und ggf. Prüfung des Jahresabschlusses soll die Geschäftsführung ihn unverzüglich der Gesellschafterversammlung vorlegen. Die Gesellschafterversammlung beschließt dann darüber, ob sie den Jahresabschluss billigt. Durch die Beschlussfassung wird der Jahresabschluss festgestellt. Hier sind die Fristen noch unterschiedlicher geregelt als bei der Aufstellung:

  • Bei großen und mittelgroßen GmbHs muss die Feststellung spätestens acht Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen (§ 42a Abs. 2 GmbHG), also bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr bis zum 31. August des Folgejahres.
  • Bei kleinen und kleinsten GmbHs muss die Feststellung spätestens elf Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen (§ 42a Abs. 2 GmbHG), also bei kalenderjahrgleichem Geschäftsjahr bis zum 30. November des Folgejahres.
  • Bei Aktiengesellschaften erfolgt die Feststellung durch den Aufsichtsrat oder die Hauptversammlung nach den Regelungen der §§ 170 bis 178 des Aktiengesetzes, spätestens acht Monate nach dem Bilanzstichtag.
  • Bei GmbH & Co. KGs und anderen Personenhandelsgesellschaften ist keine Frist vorgesehen.

Offenlegung des Jahresabschlusses

Unverzüglich nach der Feststellung muss die Geschäftsführung einer haftungsbeschränkten Gesellschaft den Jahresabschluss im Bundesanzeiger offenlegen, entweder durch Veröffentlichung oder (bei Kleinstgesellschaften) durch Hinterlegung des Abschlusses. Dafür gilt eine Höchstfrist von zwölf Monaten, also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Wenn die Feststellung des Abschlusses sich verzögert, muss die Geschäftsführung den Abschluss schon vor der Feststellung offenlegen.

Steuererklärungen

Auf Basis des Jahresabschlusses werden die Steuererklärungen der Gesellschaft entwickelt. Diese müssen bis zum 31. Mai, bei Tätigwerden eines Steuerberaters bis zum 31. Dezember des Folgejahres an das Finanzamt übermittelt werden. Ab dem Geschäftsjahr 2018 verlängern sich diese Fristen um zwei Monate.

Sanktionen?

Eine verspätete Offenlegung wird kostenpflichtig angemahnt (103,50 Euro). Nach Ablauf einer Nachfrist von sechs Wochen kann das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld festsetzen, und zwar mindestens 2.500 Euro, bei fortgesetzter Nichtoffenlegung mehr. Eine verspätete Abgabe der Steuererklärung kann das Finanzamt durch einen Verspätungszuschlag oder ein Zwangsgeld sanktionieren.

Die Fristen auf den vorgelagerten Stufen der Aufstellung und der Feststellung des Jahresabschlusses überwacht der Staat hingegen kaum. Sie dienen praktisch ausschließlich dem Schutz von Minderheitsgesellschaftern, die innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Vermögenslage der Gesellschaft und einen Anteil am Gewinn erhalten sollen. Üblicherweise gilt hier: Wo kein Kläger, da kein Richter. Nur wenn die Vernachlässigung der Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses mit einer Insolvenz der Gesellschaft zusammenfällt, kommt eine Strafverfolgung nach § 283 Abs. 1 Nr. 7 b) StGB in Betracht, die aber im Vergleich zu anderen Insolvenzstraftaten oft bedeutungslos ist.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: Neuregelung 2018

Zum Jahreswechsel treten Neuerungen für sog. geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in Kraft.

Unterschiedliche Abschreibungsregeln je nach Betrag der Investition

Bei Investitionen in selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterscheidet das Einkommensteuergesetz zwischen vier Gruppen, je nachdem, wie hoch das Investitionsvolumen ist.

Regelfall

Das Steuerrecht gibt vor, dass eine Investition als Anlagevermögen zu buchen ist. Die Ausgabe kann nicht sofort steuerlich geltend gemacht werden, sondern wird über die Nutzungsdauer des Wirtschaftsgutes verteilt, sog. „Abschreibung“ oder „Absetzung für Abnutzung“ („AfA“).

Dazu muss der Unternehmer das Wirtschaftsgut mit Angaben zum Tag der Anschaffung und zu den Anschaffungskosten in ein Verzeichnis des Anlagevermögens aufnehmen. In der Praxis erfolgt dies durch die Anlagenbuchhaltung.

Vereinfachung: Geringwertige Wirtschaftsgüter

Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es eine Vereinfachungsregelung. Hier kann die Investition sofort geltend gemacht werden, unabhängig von der Nutzungsdauer (sog. Sofortabschreibung). „Geringwertig“ sind Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis zu einer bestimmten Betragsgrenze: 800 Deutsche Mark = 410 Euro (seit 1964). Diese Betragsgrenze hebt der Gesetzgeber zum 1. Januar 2018 auf 800 Euro an.

Weitere Vereinfachung: Sofortaufwand

Für Kleinst-Investitionen mit einem Betrag bis zu 150 Euro (ab 1. Januar 2018: 250 Euro) kann die Investition ebenfalls sofort geltend gemacht werden. Zusätzlich entfällt hier die Anlagenbuchhaltung. Der Unternehmer braucht das Wirtschaftsgut nicht in das Verzeichnis des Anlagevermögens aufzunehmen.

Variante: Sammelposten

Das Gesetz bietet als Alternative zu der Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter die Variante „Sammelposten“ an. Dabei werden alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten über bisher 150 Euro / neu 250 Euro bis einschließlich 1000 Euro über eine fiktive Nutzungsdauer von fünf Jahren abgeschrieben, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer — selbst dann, wenn die tatsächliche Nutzungsdauer durch Beschädigung, Zerstörung oder Veräußerung des Wirtschaftsgutes viel früher endet. Wer den Sammelposten wählt, ist für alle Investitionen eines Jahres daran gebunden. Einen praktischen Anwendungsbereich hat diese Alternative kaum: Sie ist in der Regel nicht nur komplizierter als die übliche Abschreibung, sondern auch steuerlich nachteilig.

Kombination von Investitionsabzugsbetrag und Betragsgrenzen

Steuerliche Effekte ergeben sich durch die Kombination von Investitionsabzugsbetrag und GWG-Sofortabschreibung. Ein Unternehmer, der Anfang 2018 Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren für 1.300 Euro kauft, kann ohne den Investitionsabzugsbetrag im Jahr 2018 nur ein Dreizehntel steuerlich geltend machen, also 100 Euro.

Der Investitionsabzugsbetrag dient hier als steuerliche Förderung der Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen: Wer im Jahr 2017 einen Investitionsabzugsbetrag für die Büromöbel bildet, kann bereits vor der Investition 40 % = 520 Euro steuerlich geltend machen. Es verbleiben abschreibungsfähige Anschaffungskosten von 1.300 − 520 = 780 Euro, also weniger als 800 Euro, so dass diese in voller Höhe bei Anschaffung im Jahr 2018 angesetzt werden können. Im Ergebnis wirkt sich die Investition dann nicht über die Jahre 2018 bis 2030 steuermindernd aus, sondern schon 2017 und 2018.

„Zweites Bürokratieentlastungsgesetz“ beschlossen

Einspruchsfrist auf ein Jahr verlängert

Der fünfte Senat des Finanzgerichts Schleswig-Holstein hat einen Einspruch für zulässig erklärt, obwohl dieser später als einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids eingelegt wurde.

Im Bescheid hieß es:

Dieser Bescheid kann mit dem Einspruch angefochten werden. Der Einspruch ist bei der vorbezeichneten Familienkasse schriftlich einzureichen oder zur Niederschrift zu erklären. […]

Das Finanzgericht hat entschieden, dass solch eine Rechtsbehelfsbelehrung unrichtig im Sinne des § 356 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) ist, weil sie – entgegen dem Wortlaut des § 357 Abs. 1 Satz 1 AO – nicht auf die Möglichkeit der elektronischen Einreichung des Einspruchs hinweist. Die Einspruchsfrist betrage dann ein Jahr. Der im Streitfall von der Behörde gewählte Text der Rechtsbehelfsbelehrung gab den Wortlaut des § 357 Abs. 1 Satz 1 AO nur unvollständig wieder, weil auf die Möglichkeit der elektronischen Einreichung nicht hingewiesen wurde.

Nach § 355 Abs. 1 Satz 1 AO beträgt die Einspruchsfrist einen Monat nach Bekanntgabe des Verwaltungsaktes. Ist die Rechtsbehelfsbelehrung unterblieben oder unrichtig erteilt worden, verlängert sie sich auf ein Jahr. Unrichtig im Sinne des § 356 Abs. 2 Satz 1 AO sei eine Rechtsbehelfsbelehrung, wenn sie geeignet sei, bei dem Betroffenen einen Irrtum über die formellen oder materiellen Voraussetzungen des in Betracht kommenden Rechtsbehelfs hervorzurufen und ihn dadurch abzuhalten, den Rechtsbehelf überhaupt, rechtzeitig oder in der richtigen Form einzulegen. Das Finanzgericht hatte über die Anforderungen an die Wiedergabe der in § 357 Abs. 1 Satz 1 AO genannten Möglichkeiten zur Einlegung eines Einspruchs zu entscheiden, bewertete die E-Mail als ein zunehmend anerkanntes Kommunikationsmittel und führte aus, dass es in Zeiten zunehmenden E-Mail-Verkehrs widersprüchlich und schwer nachvollziehbar erscheine, einerseits die Erhebung des Einspruchs durch E-Mail zuzulassen, andererseits aber auf diese Möglichkeit in der Rechtsbehelfsbelehrung nicht hinweisen zu müssen.

Revision möglich

Die Finanzbehörde kann Revision gegen die Entscheidung einlegen.

Die Entscheidung des Finanzgerichts bezieht sich auf § 357 Abs. 1 AO in der seit dem 1. August 2013 geltenden Fassung. Zu der bis Juli 2013 geltenden Gesetzesfassung hat der Bundesfinanzhof bereits entschieden, dass ein Hinweis auf die Erhebung des Einspruchs durch E-Mail nicht erforderlich sei.

Auswirkungen

Die meisten Steuerbescheide werden im Rechenzentrum der Finanzverwaltung gedruckt und enthalten seit einiger Zeit eine korrekte Rechtsbehelfsbelehrung. Viele Bescheide, die eine Finanzbeamter „in Handarbeit“ anfertigt, beruhen aber noch auf alten Vorlagen. Zinsbescheide, Bescheide über die Ablehnung eines Antrags und andere ungewöhnliche Steuerbescheide enthalten häufig noch fehlerhafte Rechtsbehelfsbelehrungen, so dass eine verlängerte Einspruchsfrist gilt.

Auch Einspruchsentscheidungen müssen eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten. Hier sind die Voraussetzungen etwas anders, weil nicht die Abgabenordnung, sondern die Finanzgerichtsordnung die maßgebenden Regelungen enthält. Aber auch bei Einspruchsentscheidungen kann die Frist sich bei unzutreffender oder fehlender Rechtsbehelfsbelehrung auf ein ganzes Jahr verlängern.

Warnung

Für Einsprüche gegen Steuerbescheide genügt eine einfache E-Mail. In zahlreichen anderen Rechtsgebieten sehen die Verfahrensordnungen aber strengere Formvorschriften vor. Wenn möglich, beachten Sie die Form und Frist, die in der Rechtsbehelfsbelehrung empfohlen wird!

FG Schleswig-Holstein, Urteil vom 21. Juni 2017, 5 K 7/16
Bundesfinanzhof, Urteil vom 5. März 2014, VIII R 51/12

Häusliches Arbeitszimmer

Das häusliche Arbeitszimmer ist steter Quell von Streitigkeiten zwischen Steuerpflichtigen und Finanzamt. Es liegt in einem Graubereich zwischen beruflicher und privater Veranlassung. Der Gesetzgeber hat Vorgaben gemacht, unter welchen Voraussetzungen die berufliche Veranlassung und unter welchen Voraussetzungen die private Veranlassung überwiegen soll. Daran ist geknüpft, ob und in welcher Höhe die Aufwendungen abzugsfähig sind. Die Finanzgerichte versuchen, diese Vorgaben im Einzelfall auszufüllen und anzuwenden.

Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?

Ein häusliches Arbeitszimmer ist laut Finanzverwaltung „ein Raum, der seiner Lage, Funktion und Ausstattung nach in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden ist, vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstechnischer oder -organisatorischer Arbeiten dient und ausschließlich oder nahezu ausschließlich zu betrieblichen und/oder beruflichen Zwecken genutzt wird; eine untergeordnete private Mitbenutzung (< 10 %) ist unschädlich.“

Die Aufwendungen für außerhäusliche Räume kann man unbeschränkt als Betriebsausgaben geltend machen. Als außerhäusliches Arbeitszimmer gelten auch Räume, die zwar im gleichen Gebäude liegen wie die Privatwohnung, aber baulich abgegrenzt sind. Beispiel: Ein Handelsvertreter hat in einem Mehrfamilienhaus zwei Einheiten angemietet, die eine nutzt er als Wohnung, die andere als Büroräume.

Kein Arbeitszimmer, sondern bloß eine Arbeitsecke liegt vor, wenn der beruflich genutzte Raum auch zu privaten Zwecken genutzt wird. Beispiel: Ein Raum in einer Zweizimmerwohnung wird mit einem Raumteiler in eine Schlafecke und eine Arbeitsecke unterteilt. Die Aufwendungen für solche Räume können – jedenfalls nach Auffassung des Bundesfinanzhofs – nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, auch nicht anteilig.

Häusliches Arbeitszimmer

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer berücksichtigt das Finanzamt nur dann unbegrenzt, wenn das Arbeitszimmer „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ bildet. Bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro jährlich kann man sie ansetzen, wenn es nicht den Mittelpunkt der Betätigung bildet, aber kein anderer Arbeitsplatz im notwendigen Umfang zur Verfügung steht.

Zahlreiche Einzelheiten, welche Kosten man unter welchen Voraussetzungen berücksichtigen muss, hat das Bundesfinanzministerium in einem aktuellen Rundschreiben erläutert. Dabei hat es die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aus den letzten Jahren berücksichtigt. Hinweise zur praktischen Umsetzung gibt die Oberfinanzdirektion Niedersachsen in einer etwas älteren Verfügung.

Noch Fragen?

Sprechen Sie uns gerne an.

BMF, Schreiben vom 6. Oktober 2017, IV C 6 – S 2145/07/10002 :019: „Einkommensteuerliche Behandlung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6b, § 9 Absatz 5 und § 10 Absatz 1 Nummer 7 EStG“
OFD Niedersachsen, Verfügung vom 27. März 2017, S 2354 – 118 – St 215: „Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer; Allgemeiner Überblick“

Transparenzregister nimmt Betrieb auf

Das Transparenzregister nimmt den Betrieb auf. Seit dem 1. Oktober 2017 müssen Gesellschaften und sonstige juristische Personen Meldungen zum Transparenzregister tätigen. Ab dem 27. Dezember 2017 werden die Meldungen dort veröffentlicht.

Wer muss Eintragungen im Transparenzregister vornehmen?

Vereinfacht: Treuhand-Gestaltungen müssen im Transparenzregister offengelegt werden, mit Ausnahme bestimmter Treuhand-Gestaltungen über Gesellschaften bürgerlichen Rechts.

Bei GmbHs, rechtsfähigen Personengesellschaften, Vereinen und Genossenschaften ergeben sich die wirtschaftlich Berechtigten in der Regel ohnehin schon aus dem Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister, bei börsennotierten Aktiengesellschaften aus den Stimmrechtsmitteilungen nach dem Wertpapierhandelsgesetz. Anderenfalls sind nunmehr die gesetzlichen Vertreter von juristischen Personen des Privatrechts und rechtsfähigen Personengesellschaften dazu verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister mitzuteilen. Die gleiche Verpflichtung trifft nach § 21 GwG Trustees und vergleichbare Treuhänder. So ergibt sich ein Flickenteppich aus amtlichen Registern: Für manche Gesellschaften findet man die wirtschaftlich Berechtigten im Handelsregister, für manche im Partnerschaftsregister, für wieder andere im Transparenzregister.

Gesellschaften bürgerlichen Rechts hat der Gesetzgeber – mit voller Absicht, aber ohne erkennbare Begründung – aus der Offenlegungspflicht ausgeklammert.

Welche Angaben sind mitteilungspflichtig?

Mitteilungspflichtig sind folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten: der Vor- und Familienname, das Geburtsdatum, der Wohnort, der Typ des wirtschaftlich Berechtigten (fiktiv oder tatsächlich) sowie Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses (vgl. § 19 Abs. 1 GwG). Sowohl nachträgliche Änderungen der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten als auch Hinweise darauf, dass der wirtschaftlich Berechtigte sich zwischenzeitlich (wieder) aus anderen Registern ergibt, sind mitteilungspflichtig.

Wer darf im Transparenzregister Einsicht nehmen?

Der Bundesanzeiger-Verlag gewährt ab dem 27. Dezember 2017 Zugang zum Transparenzregister. Der Zugang wird nach der Funktion der Einsichtnehmenden gestaffelt. Demnach haben beispielsweise Polizei, Staatsanwaltschaft, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden und Ordnungsämter im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung uneingeschränkten Zugang zum Datenbestand des Transparenzregisters. Die Kreditinstitute, Steuerberater usw., die der Staat als Hilfspolizisten verpflichtet, die „wirtschaftlich Berechtigten“ ihrer Vertragspartner zu ermitteln, müssen dagegen in jedem Einzelfall einen Antrag auf Einsicht stellen. Darüber hinaus kann die Behörde die Einsicht in spezifische Eintragungen jedem Journalisten und jeder anderen Person gewähren, sofern diese im Einzelfall ein berechtigtes Interesse darlegen.

Datenschutz?

Über Datenschutz hat sich der Gesetzgeber selbstverständlich Gedanken gemacht. Ein Kernstück des Gesetzes ist, dass das Geburtsdatum des wirtschaftlich Berechtigten zwar vollständig gespeichert wird, aber Journalisten nur Monat und Jahr erfahren dürfen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 GwG).

https://www.transparenzregister.de/
Amtliche Fragen und Antworten

Outsourcing von Geheimnissen aus der Kanzlei

Steuerberater, Rechtsanwälte und andere Berufsgeheimnisträger sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Nach § 203 des Strafgesetzbuches (StGB) macht sich strafbar, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Steuerberater oder Rechtsanwalt anvertraut oder sonst bekannt geworden ist.

In vielen Fällen ist es für Berufsgeheimnisträger kostengünstig, bestimmte Hilfstätigkeiten nicht durch Mitarbeiter („Berufsgehilfen“ im Sinne des § 203 StGB) erledigen zu lassen, sondern durch darauf spezialisierte Unternehmen oder selbstständig tätige Personen. Beispielsweise IT-Dienstleister, Gebäudereiniger und Aktenvernichtungsunternehmen können so tiefe Einblicke in Mandantengeheimnisse erhalten.

Vertragliche Verschwiegenheitspflicht

Die meisten Berufsgeheimnisträger machen sich Gedanken darüber, wie die Verschwiegenheit auch in solchen Konstellationen gewährleistet werden kann. Die Verantwortungsvolleren unter ihnen haben ihre Dienstleister vertraglich verpflichtet, die Daten nicht zu offenbaren. Aber das genügt nicht. Die Heranziehung solcher „außerhalb der eigenen Sphäre stehender Personen zu diesen Hilfstätigkeiten ist für Berufsgeheimnisträger […] nicht ohne rechtliches Risiko, sofern diese Personen damit von geschützten Geheimnissen Kenntnis erlangen können und keine einschlägige Befugnisnorm oder ausdrückliche Einwilligung des Berechtigten vorhanden ist. Auch eine Vertragsgestaltung, durch die die dritten Personen zur Verschwiegenheit verpflichtet und durch den Berufsgeheimnisträger kontrolliert werden, dürfte nicht ohne weiteres zur Rechtssicherheit führen“ (Bundestags-Drucksache 18/11936).

Gesetzliche Neuregelung

Bundestag und Bundesrat haben hier mit einer gesetzlichen Regelung für Rechtssicherheit gesorgt. Nunmehr ist vorgeschrieben: Der Berufsgeheimnisträger muss

  • den Dienstleister sorgfältig auswählen,
  • ihn ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichten,
  • ihn verpflichten, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und
  • für einen vergleichbaren Geheimnisschutz bei Subauftragnehmern sorgen.

Verlagerung von Geheimnissen ins Ausland?

Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, muss sichergestellt sein, dass die Verschwiegenheitspflicht dort genauso wie im Inland gilt und sanktioniert wird. Es ist also für Berufsgeheimnisträger verboten, Daten irgendwo „in der Cloud“ zu speichern, ohne sich zu vergewissern, dass sie dort geschützt sind. Das birgt nämlich nach Ansicht des Gesetzgebers ein besonderes Risiko, dass einer der vielen beteiligten IT-Mitarbeiter die Daten an einen (in- oder ausländischen) Konkurrenten weitergibt.

Wie geht die Kanzlei Steuern · Recht · Wirtschaft damit um?

Wir speichern Ihre Daten auf Servern, die wir unter Kontrolle haben. Die notwendige Software haben wir auf unserem eigenen Computersystem installiert. An allen Berührungspunkten zum Internet setzen wir Open-Source-Software mit transparent überprüfbaren Sicherheitsmechanismen ein. Ihre Daten sind bei uns sicher — und wir sorgen auch dafür, dass Ihre Daten bei uns bleiben.

Umsatzsteuer kurios: 7 % oder 19 %?

Manche Leistungen besteuert der Fiskus mit 7 % Umsatzsteuer, manche mit 19 %. Der Normalfall sind 19 %, sog. Regelsteuersatz. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % begünstigt die Lieferung „der in Anlage 2 bezeichneten Gegenstände mit Ausnahme der in der Nummer 49 Buchstabe f, den Nummern 53 und 54 bezeichneten Gegenstände“ (so § 12 Abs. 2 Nr. 1 des Umsatzsteuergesetzes).

Brezel

Brezeln begünstigt

Die Lieferung von Grundnahrungsmitteln ist aus sozialstaatlichen Gründen begünstigt. Brot und andere Backwaren sind im Katalog der „ermäßigten“ Gegenstände aufgeführt: in Anlage 2 zum Umsatzsteuergesetz unter Nummer 31. Dazu gehören auch „Wiesnbrezn“.

Lieferung oder sonstige Leistung?

Es kommt allerdings darauf an, wer die Brezeln verkauft. Der Bundesfinanzhof meint:

Verkauft ein Brezelverkäufer auf den Oktoberfest in Festzelten „Wiesnbrezn“ an die Gäste des personenverschiedenen Festzeltbetreibers, ist der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für Lebensmittel anzuwenden.

Im Streitfall pachtete die Klägerin während des Oktoberfestes Verkaufsstände in mehreren Festzelten an. Die von ihr beschäftigten „Breznläufer“ gingen durch die Reihen des Festzelts und verkauften die Brezeln an die an Bierzelttischen sitzenden Gäste des Festzeltbetreibers. Das Finanzamt (FA) sah hierin umsatzsteuerrechtlich eine sog. sonstige Leistung, die dem Regelsteuersatz unterliege. Es sei ein überwiegendes Dienstleistungselement gegeben, weil der Klägerin die von den Festzeltbetreibern bereitgestellte Infrastruktur, bestehend aus Zelt mit Biertischgarnituren und Musik, zuzurechnen sei. Das Finanzgericht bestätigte dies.

Demgegenüber hob der BFH das Urteil der Vorinstanz auf und gab der Klage statt. Danach führt der Verkauf der Brezeln umsatzsteuerrechtlich zu einer Lieferung der Backwaren, die ermäßigt zu besteuern ist. Die in den Festzelten aufgestellten Biertischgarnituren, bestehend aus Tischen und Bänken, dienten den eigenen Gastronomieumsätzen des Festzeltbetreibers. Damit handelte es sich um für die Klägerin fremde Verzehrvorrichtungen, an denen der Klägerin kein eigenes Mitbenutzungsrecht zugestanden habe. Sie habe keine Verfügungs oder Dispositionsmöglichkeit in dem Sinne erlangt, dass sie Besuchern Sitzplätze im Festzelt zuweisen konnte. Es sei nach der „Realität“ im Bierzelt auch nicht davon auszugehen, dass Personen, die ausschließlich Brezeln von der Klägerin erwarben, zur Nutzung der Biertischgarnituren berechtigt gewesen wären, ohne zusätzliche Leistungen des Festzeltbetreibers in Anspruch nehmen zu müssen.

Mit anderen Worten:

  • Wenn der Festzeltbetreiber selbst Brezn verkauft, muss er 19 % Umsatzsteuer abführen.
  • Wenn er das auf einen Subunternehmer ausgliedert, werden nur 7 % erhoben.

Ermäßigung für andere Grundnahrungsmittel

Damit hat der Bundesfinanzhof dem Kuriositätenkabinett rund um Restaurantumsätze ein weiteres Kapitel hinzugefügt. Doch auch die Lieferung von Grundnahrungsmitteln völlig ohne zusätzliche Restaurant-Dienstleistungselemente ist steuerlich kaum nachvollziehbar.

  • Krabben und Garnelen gehören zu den Grundnahrungsmitteln, sie belegt der Fiskus mit 7 %. Hummer und Langusten sind hingegen Luxusgüter, für sie werden 19 % erhoben.
  • Für Kartoffeln gelten selbstverständlich 7 %, weil Grundnahrungsmittel. Luxus Süßkartoffeln: 19 %.
  • Ein Beutel Rosmarin, ein Beutel Basilikum: jeweils 7 %, zwei Beutel gemischte Kräuter: jeweils 19 %.
  • Trinkwasser aus der Leitung: 7 %, abgefüllt in Flaschen: 19 %.

Holzhackschnitzel

19 % oder 7 %?

Neben den Grundnahrungsmitteln gehören noch andere Gegenstände zum ermäßigt zu besteuernden Existenzgrundbedarf. Zum Beispiel soll ein Mensch nicht frieren müssen. Heizöl und Erdgas unterliegen zwar dem vollen Steuersatz (19 %), aber immerhin Brennholz für den heimischen Kamin wird ermäßigt besteuert. Allerdings nur „in Form von Rundlingen, Scheiten, Zweigen, Reisigbündeln oder ähnlichen Formen“, nicht in Form von Holzhackschnitzeln. Holzhackschnitzel unterliegen 19 % Umsatzsteuer. Ausnahme: Wenn sie aus Holzabfällen gewonnen werden, sind sie wieder genauso „ermäßigt“ wie Rundlinge und Scheite.

Oder 5,5 %? Oder 10,7 %?

Umsatzsteuer sparen kann man, indem man Holzhackschnitzel direkt vom Forstwirt kauft. Wer im Rahmen eines land- und fortwirtschaftlichen Betriebs Holzhackschnitzel herstellt, braucht nur 5,5 % Umsatzsteuer zu berechnen. Jedenfalls dann, wenn die Holzhackschnitzel ein Hauptprodukt des Betriebs darstellen. Nebenprodukte (z. B. Sägerestholz von Bauholz oder Abfälle eines Sägewerkes in einem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) unterliegen einem ganz anderen Steuersatz: 10,7 %. — Als Land- und Forstwirt können Sie nicht einschätzen, ob das Finanzamt das Holz als Hauptprodukt oder Nebenprodukt einschätzt? Halb so schlimm. Sie müssen zwar die Umsatzsteuer richtig auf der Rechnung ausweisen, aber das Finanzamt will sie überhaupt nicht haben, § 24 Abs. 1 UStG. Hier können Sie also selbst mit dem verkehrten Steuersatz nichts falsch machen.

BFH, Urteil vom 3. August 2017, V R 15/17

Risiko Bareinnahmen

Das Finanzamt hat Bargeld im Fokus. Seit einigen Jahren hinterfragt die Betriebsprüfung, ob die Formvorschriften für Bargeschäfte eingehalten werden. Damit glaubt das Finanzamt, überprüfen zu können, ob ein Unternehmen seine Einnahmen vollständig erklärt hat. Ab Januar 2017 hat der Gesetzgeber die Formvorschriften weiter verschärft.

Sind Sie betroffen?

Das hängt von der Organisation Ihres Betriebs ab. Füllen Sie den Fragebogen aus und lesen Sie unsere Empfehlung. Hinweis: Es werden keine Daten über das Internet übertragen. Die Antworten werden nur auf Ihrem eigenen Computer ausgewertet.

Fragebogen zur Selbsteinschätzung

Technischer Hinweis

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Was trifft auf Ihren Betrieb zu?








Keine Bargeschäfte

In Ihrem Betrieb gibt es kein Bargeld. Alle Bargeschäfte spielen sich in der außerbetrieblichen Sphäre der Beschäftigten ab. Das macht die Sache einfach. Wo kein Bargeld ist, kann das Finanzamt keine Anforderungen an die Aufzeichnung von Bargeschäften stellen. Einziges Risiko ist, ob das Finanzamt Ihnen glaubt, dass Sie wirklich kein Bargeld einnehmen.

Kassenbuch

Sie haben eine Kasse im Betrieb. Für diese Kasse müssen Sie ein Kassenbuch führen. Darin sind Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen täglich erfolgen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung). Nachträgliche Korrekturen dürfen Sie nur so vornehmen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Veränderung dauerhaft nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Deshalb entspricht eine Kassenbuchführung in Excel den gesetzlichen Anforderungen nicht. Wir empfehlen ein Kassenbuch auf Papier, in gebundener Form.

Einzelaufzeichnungen

Sie müssen grundsätzlich jeden Geschäftsvorfall einzeln vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Dazu notieren Sie im Kassenbuch

  • das Datum,
  • eine fortlaufende Belegnummer (die Belege sind entsprechend durchzunummerieren),
  • den Geschäftspartner (Name und Anschrift, sofern sich diese Angaben nicht aus anderen Buchhaltungsunterlagen eindeutig ergeben) und den Vorgang,
  • das Buchungskonto,
  • eine Angabe, ob Einnahme oder Ausgabe (Plus-/Minus-Vorzeichen) und
  • den Betrag.

Einlagen aus dem privaten Portemonnaie und Privatentnahmen erfassen Sie ebenfalls als Geschäftsvorfälle. Sofern mehr als eine Kasse verwendet wird, müssen Sie für jede einzelne Kasse getrennte Aufzeichnungen führen. Geldverschiebungen zwischen den Kassen sind festzuhalten.

Die Kasse muss sturzfähig sein

Der Kassenbestand kann nie negativ sein. Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ergibt sich in der Regel durch folgende Fehler:

  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Bareinnahmen,
  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Barausgaben,
  • mehrfache Buchung von Barausgaben,
  • nicht erfasste Einlagen,
  • nicht erfasste Betriebseinnahmen.

Solche Fehler sind leicht vermeidbar. Jeder der Fehler kann dazu führen, dass der Betriebsprüfer die Kasse verwirft.

Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Prüfen Sie die Kasse durch regelmäßiges Nachzählen.

Offene Ladenkasse

Für Bargeschäfte mit vielen verschiedenen Kunden ist die Verpflichtung, jedes einzelne Geschäft unter Angabe von Namen und Anschrift des Kunden aufzuzeichnen, unzumutbar. Sie brauchen diese Verpflichtung nicht zu erfüllen, wenn Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen Sie die Bareinnahmen anhand eines fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenberichts nachweisen.

Der Kassenbericht muss folgende Angaben enthalten:

  • Tagesendbestand der Kasse, ermittelt anhand eines Zählprotokolls
  • ./. Tagesanfangsbestand, identisch mit dem Endbestand des Vortages
  • = Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben
  • + Kassenausgaben des Tages
  • + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
  • + Privatentnahmen
  • ./. Privateinlagen
  • ./. Sonstige Tageseinnahmen
  • = Summe der Kasseneinnahmen

Den Kassenbericht sollten Sie unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterzeichnen. Das so ermittelte Tagesergebnis übernehmen Sie in ein Kassenbuch, das hinsichtlich aller übrigen Inhalte den Anforderungen an ein Kassenbuch entspricht.

Einzelaufzeichnungspflicht bei großen Barbeträgen

Auch wenn Sie berechtigt sind, eine offene Ladenkasse zu führen, müssen Sie den Namen und die Anschrift eines Kunden aufzeichnen, der mehr als 10.000 Euro auf einmal bezahlt. Denn dann müssen Sie nach § 10 Abs. 6 des Geldwäschegesetzes ohnehin die Identität des Kunden feststellen. Diese Verpflichtung strahlt auf das Steuerrecht aus.

Registrierkasse

Wenn Sie eine Registrierkasse, ein PC-Kassensystem, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und/oder Wegstreckenzähler verwenden, unterliegen Sie in vollem Umfang den Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung und den ergänzenden Hinweisen des Bundesfinanzministeriums in seinem Schreiben vom 26. November 2010. Das bedeutet:

Einzelaufzeichnungen

Alle Kassenumsätze müssen als Einzelumsätze digital aufgezeichnet werden (Einnahmen und Ausgaben). Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend. Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Zu den Einzeldaten gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl, Umsatzsteuer, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Umgang mit Stornos

Storno-Buchungen müssen vollständig nachvollziehbar sein, ein Storno darf also nicht zur Löschung eines Buchungssatzes führen. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Buchungen, die unter Einsatz eines „Trainingsbedieners“ erfolgen, zusätzlich zu den „normalen“ Buchungen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden.

Unveränderbarkeit

Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Wenn Änderungen nötig sind, müssen diese protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem, soweit diese Systeme Relevanz für die Buchhaltung haben.

Verfahrensdokumentation

Es ist eine Verfahrensdokumentation aufzustellen und vorzuhalten. Darin sind u.a. die eingesetzte Kasse zu beschreiben (Bedienungs- und Programmieranleitungen) sowie eine technische Systemdokumentation und eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) aufzunehmen.

Aufbewahrungsfrist

Alle Kassenumsätze müssen für mindestens zehn Jahre unveränderbar digital gespeichert werden. Die Daten sind auch dann lesbar zu halten, wenn die genutzte Kasse kaputt geht oder durch ein neueres Modell ersetzt wird. Durch eine Betriebsprüfung kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer eintreten.

Digitale Prüfung

Alle Kassenumsätze müssen jederzeit digital prüfbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Ausgedruckte Bons genügen nicht. Die Finanzverwaltung verlangt die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick). Das Unternehmen muss selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten.

Weitere Anforderungen ab 1. Januar 2020

Elektronische Registrierkassen müssen voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke garantieren.

Dieser Fragebogen kann nicht alles berücksichtigen, was in Ihrem Betrieb berücksichtigt werden müsste. Für eine verbindliche Antwort erteilen Sie uns bitte einen Auftrag, die Verhältnisse in Ihrem Betrieb zu beurteilen.

Was wir für Sie tun können

In der Betriebsprüfung unterstützen wir Sie, wenn der Betriebsprüfer Bareinnahmen hinzuschätzen möchte. Im Vorfeld beraten wir, wie Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können. Und unsere Mandanten, die wir bei der Buchführung oder den Steuererklärungen laufend betreuen, begleiten wir dabei, mit ständig wechselnden Anforderungen des Finanzamtes umzugehen.