Bürokratie pur? Die GoBD-Verfahrensdokumentation in der Praxis

Das Finanzamt verlangt eine nachvollziehbare, nachprüfbare, vollständige und richtige Buchführung. Es genügt nicht, dass der Inhalt richtig ist. Zusätzlich muss eine verständliche Verfahrensdokumentation dem Betriebsprüfer den äußeren Anschein der Richtigkeit vermitteln. Das ergibt sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ vom 14. November 2014. Der Referent beschreibt, wie die Finanzämter damit in Betriebsprüfungen umgehen, und gibt Handlungsempfehlungen für kleine und mittlere Unternehmen.
Haus Schütting

Zeit und Ort

28. August 2018, 16:00−17:30
Handelskammer Bremen, Haus Schütting

Anmeldung direkt bei der Handelskammer: Veranstaltung

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Bürokratische Textbausteine? Die GoBD-Verfahrensdokumentation in der Praxis (PDF)

Kassen-Nachschau: Einladung an Trickbetrüger

Bargeld macht das Finanzamt misstrauisch. Wer Einnahmen in bar erwirtschaftet, muss seit vielen Jahren damit leben, dass der Betriebsprüfer die Buchführung besonders kritisch beäugt. Eine lückenlose, manipulationssichere Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist Pflicht.
Registrierkasse

Gesetzliche Neuregelung ab 2018

Seit dem 1. Januar 2018 dürfen „die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung“ […] „während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten […] Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten“ und die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben prüfen (Kassen-Nachschau).

Durchführung der Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung. Der Finanzbeamte darf, bevor er die Kasse prüft, verdeckt beobachten oder Testkäufe durchführen. Erst wenn er zur Kassen-Nachschau übergeht, muss er sich zu erkennen geben. Die Kassen-Nachschau kann jederzeit während der Öffnungszeiten stattfinden, auch abends oder am Wochenende.

Die Beamten achten besonders auf die ordnungsgemäße, lückenlose und manipulationssichere Aufzeichnung von baren Einnahmen und Ausgaben. Dazu wird ein Kassensturz durchgeführt und der Ist-Bestand mit dem Soll-Bestand laut Kassensystem oder Aufzeichnungen verglichen. Auf folgende Punkte wird besonders geachtet:

  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen, z.B. durch fortlaufende Nummerierung der Tagesabschlüsse
  • Dokumentation nachträglicher Änderungen von Aufzeichnungen, z.B. Stornos
  • Richtige Verbuchung von Gutscheinen oder Kartenzahlungen
  • Existenz von Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung und Programmieranleitung der Kasse

„Kassen-Nachschau“ durch Trickbetrüger

Der Gesetzgeber lädt Trickbetrüger ein. So nah an das Bargeld des Unternehmers kommt sonst nur ein Gerichtsvollzieher – und dessen Besuch kündigt sich lange vorher schriftlich an.

Das Gesetz ist darauf ausgelegt, dass der Finanzbeamte in ziviler Kleidung im Unternehmen erscheint. Er soll zwar einen Dienstausweis vorlegen, aber wie ein echter Dienstausweis aussieht, kann ein Steuerpflichtiger nicht wissen – hier kocht jedes Finanzamt sein eigenes Süppchen, und Merkmale zur Fälschungssicherheit sind nicht vorgesehen. Wer sich als Finanzbeamter ausgibt und ein Stück Papier mit der Beschriftung „Dienstausweis“, einem Passfoto und einem runden Stempelabdruck vorzeigt, hat gute Chancen, als Finanzbeamter angesehen zu werden.

Solange die Finanzverwaltung nicht kundgibt, wie man echte von falschen Finanzbeamten unterscheidet, hilft nur gesundes Misstrauen. Allgemein wird empfohlen, dass der Finanzbeamte zusätzlich zu seinem Dienstausweis noch ein Schreiben vorzeigt, das ihn ausdrücklich zur Kassen-Nachschau ermächtigt. Zusätzlich sollte jeder betroffene Unternehmer seinen Steuerberater benachrichtigen. Der kann telefonische Rücksprache mit dem Finanzamt halten, um die Identität des Beamten zu überprüfen, bevor er Zugriff auf die Kasse bekommt. Ist im Finanzamt niemand erreichbar, der verlässlich Auskunft geben kann, kommt auch eine Identitätsfeststellung durch die Polizei in Betracht. Echte Finanzbeamte werden für solches Misstrauen Verständnis zeigen.

§ 146b der Abgabenordnung in der ab 1. Januar 2018 anzuwendenden Fassung

Risiko Bareinnahmen

Das Finanzamt hat Bargeld im Fokus. Seit einigen Jahren hinterfragt die Betriebsprüfung, ob die Formvorschriften für Bargeschäfte eingehalten werden. Damit glaubt das Finanzamt, überprüfen zu können, ob ein Unternehmen seine Einnahmen vollständig erklärt hat. Ab Januar 2017 hat der Gesetzgeber die Formvorschriften weiter verschärft.

Sind Sie betroffen?

Das hängt von der Organisation Ihres Betriebs ab. Füllen Sie den Fragebogen aus und lesen Sie unsere Empfehlung. Hinweis: Es werden keine Daten über das Internet übertragen. Die Antworten werden nur auf Ihrem eigenen Computer ausgewertet.

Fragebogen zur Selbsteinschätzung

Technischer Hinweis

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Was trifft auf Ihren Betrieb zu?








Keine Bargeschäfte

In Ihrem Betrieb gibt es kein Bargeld. Alle Bargeschäfte spielen sich in der außerbetrieblichen Sphäre der Beschäftigten ab. Das macht die Sache einfach. Wo kein Bargeld ist, kann das Finanzamt keine Anforderungen an die Aufzeichnung von Bargeschäften stellen. Einziges Risiko ist, ob das Finanzamt Ihnen glaubt, dass Sie wirklich kein Bargeld einnehmen.

Kassenbuch

Sie haben eine Kasse im Betrieb. Für diese Kasse müssen Sie ein Kassenbuch führen. Darin sind Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen täglich erfolgen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung). Nachträgliche Korrekturen dürfen Sie nur so vornehmen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Veränderung dauerhaft nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Deshalb entspricht eine Kassenbuchführung in Excel den gesetzlichen Anforderungen nicht. Wir empfehlen ein Kassenbuch auf Papier, in gebundener Form.

Einzelaufzeichnungen

Sie müssen grundsätzlich jeden Geschäftsvorfall einzeln vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Dazu notieren Sie im Kassenbuch

  • das Datum,
  • eine fortlaufende Belegnummer (die Belege sind entsprechend durchzunummerieren),
  • den Geschäftspartner (Name und Anschrift, sofern sich diese Angaben nicht aus anderen Buchhaltungsunterlagen eindeutig ergeben) und den Vorgang,
  • das Buchungskonto,
  • eine Angabe, ob Einnahme oder Ausgabe (Plus-/Minus-Vorzeichen) und
  • den Betrag.

Einlagen aus dem privaten Portemonnaie und Privatentnahmen erfassen Sie ebenfalls als Geschäftsvorfälle. Sofern mehr als eine Kasse verwendet wird, müssen Sie für jede einzelne Kasse getrennte Aufzeichnungen führen. Geldverschiebungen zwischen den Kassen sind festzuhalten.

Die Kasse muss sturzfähig sein

Der Kassenbestand kann nie negativ sein. Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ergibt sich in der Regel durch folgende Fehler:

  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Bareinnahmen,
  • zeitlich unzutreffende Erfassung von Barausgaben,
  • mehrfache Buchung von Barausgaben,
  • nicht erfasste Einlagen,
  • nicht erfasste Betriebseinnahmen.

Solche Fehler sind leicht vermeidbar. Jeder der Fehler kann dazu führen, dass der Betriebsprüfer die Kasse verwirft.

Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Prüfen Sie die Kasse durch regelmäßiges Nachzählen.

Offene Ladenkasse

Für Bargeschäfte mit vielen verschiedenen Kunden ist die Verpflichtung, jedes einzelne Geschäft unter Angabe von Namen und Anschrift des Kunden aufzuzeichnen, unzumutbar. Sie brauchen diese Verpflichtung nicht zu erfüllen, wenn Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen Sie die Bareinnahmen anhand eines fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenberichts nachweisen.

Der Kassenbericht muss folgende Angaben enthalten:

  • Tagesendbestand der Kasse, ermittelt anhand eines Zählprotokolls
  • ./. Tagesanfangsbestand, identisch mit dem Endbestand des Vortages
  • = Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben
  • + Kassenausgaben des Tages
  • + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
  • + Privatentnahmen
  • ./. Privateinlagen
  • ./. Sonstige Tageseinnahmen
  • = Summe der Kasseneinnahmen

Den Kassenbericht sollten Sie unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterzeichnen. Das so ermittelte Tagesergebnis übernehmen Sie in ein Kassenbuch, das hinsichtlich aller übrigen Inhalte den Anforderungen an ein Kassenbuch entspricht.

Einzelaufzeichnungspflicht bei großen Barbeträgen

Auch wenn Sie berechtigt sind, eine offene Ladenkasse zu führen, müssen Sie den Namen und die Anschrift eines Kunden aufzeichnen, der mehr als 10.000 Euro auf einmal bezahlt. Denn dann müssen Sie nach § 10 Abs. 6 des Geldwäschegesetzes ohnehin die Identität des Kunden feststellen. Diese Verpflichtung strahlt auf das Steuerrecht aus.

Registrierkasse

Wenn Sie eine Registrierkasse, ein PC-Kassensystem, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und/oder Wegstreckenzähler verwenden, unterliegen Sie in vollem Umfang den Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung und den ergänzenden Hinweisen des Bundesfinanzministeriums in seinem Schreiben vom 26. November 2010. Das bedeutet:

Einzelaufzeichnungen

Alle Kassenumsätze müssen als Einzelumsätze digital aufgezeichnet werden (Einnahmen und Ausgaben). Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend. Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Zu den Einzeldaten gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl, Umsatzsteuer, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Umgang mit Stornos

Storno-Buchungen müssen vollständig nachvollziehbar sein, ein Storno darf also nicht zur Löschung eines Buchungssatzes führen. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Buchungen, die unter Einsatz eines „Trainingsbedieners“ erfolgen, zusätzlich zu den „normalen“ Buchungen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden.

Unveränderbarkeit

Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Wenn Änderungen nötig sind, müssen diese protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem, soweit diese Systeme Relevanz für die Buchhaltung haben.

Verfahrensdokumentation

Es ist eine Verfahrensdokumentation aufzustellen und vorzuhalten. Darin sind u.a. die eingesetzte Kasse zu beschreiben (Bedienungs- und Programmieranleitungen) sowie eine technische Systemdokumentation und eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) aufzunehmen.

Aufbewahrungsfrist

Alle Kassenumsätze müssen für mindestens zehn Jahre unveränderbar digital gespeichert werden. Die Daten sind auch dann lesbar zu halten, wenn die genutzte Kasse kaputt geht oder durch ein neueres Modell ersetzt wird. Durch eine Betriebsprüfung kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer eintreten.

Digitale Prüfung

Alle Kassenumsätze müssen jederzeit digital prüfbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Ausgedruckte Bons genügen nicht. Die Finanzverwaltung verlangt die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick). Das Unternehmen muss selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten.

Weitere Anforderungen ab 1. Januar 2020

Elektronische Registrierkassen müssen voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke garantieren.

Dieser Fragebogen kann nicht alles berücksichtigen, was in Ihrem Betrieb berücksichtigt werden müsste. Für eine verbindliche Antwort erteilen Sie uns bitte einen Auftrag, die Verhältnisse in Ihrem Betrieb zu beurteilen.

Was wir für Sie tun können

In der Betriebsprüfung unterstützen wir Sie, wenn der Betriebsprüfer Bareinnahmen hinzuschätzen möchte. Im Vorfeld beraten wir, wie Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können. Und unsere Mandanten, die wir bei der Buchführung oder den Steuererklärungen laufend betreuen, begleiten wir dabei, mit ständig wechselnden Anforderungen des Finanzamtes umzugehen.

Betriebsprüfung – und jetzt?

Die Ankündigung des Finanzamts, dass ein Unternehmen geprüft werden soll, kommt für dieses häufig völlig unerwartet. In der Regel ist der Zeitpunkt zu spät, um sich Gedanken darüber zu machen, wie der eigene Betrieb steuerlich aufgestellt ist. Für eine erste Befassung mit dem Thema Betriebsprüfung wird Dr. Florian Kleinmanns bei der Handelskammer Bremen zu folgenden Aspekten referieren:

  • Wen prüft das Finanzamt, wie oft und wann?
  • Was tun, wenn die Prüfungsanordnung eingeht?
  • Ablauf der Betriebsprüfung und Mitwirkungspflichten des Unternehmers
  • Taktik bei Meinungsverschiedenheiten
  • Wenn das Finanzamt vor der Tür steht, ohne sich anzukündigen: Steuerfahndung und Nachschau

Haus Schütting

Zeit und Ort

29. August 2017, 16:00−17:30
Handelskammer Bremen, Haus Schütting

Anmeldung direkt bei der Handelskammer: Veranstaltung Nr. 112100895

Vortragsfolien zum Download

Betriebsprüfung – und jetzt? (PDF)

Wer sich aufs Finanzamt verlässt …

… kann böse überrascht werden. So etwa ein Kioskbesitzer, für den wir vor dem Finanzgericht tätig geworden sind. Vor vielen, vielen Jahren (bei der Deutschen Bundespost und ihrem Nachfolgeunternehmen) waren Telefonate ins Ausland noch richtig teuer. Eines der ersten Modelle, Wettbewerb auf diesem Markt zu schaffen, war das sog. „Call-Through“-Verfahren. Der Kunde rief eine Telefonnummer eines ausländischen Telekommunikationsunternehmens in Frankfurt an, gab einen Code ein und wurde daraufhin mit dem Gesprächspartner im Ausland verbunden. Unser Kioskbesitzer hatte vor vielen Jahren begonnen, Telefonkarten mit solchen Codes zu verkaufen, und seine Provision aus diesen Verkäufen der Umsatzsteuer unterworfen. Das Finanzamt erklärte 2002 im Rahmen einer Betriebsprüfung, das sei doch gar nicht nötig, wenn überhaupt, sei Umsatzsteuer im Ausland abzuführen. Der Kioskbesitzer freute sich und stellte seine Buchhaltung und seine Kalkulation entsprechend um.

Im Jahr 2013 fand eine weitere Betriebsprüfung statt, diesmal mit gegenteiligem Ergebnis. Das Finanzamt forderte Umsatzsteuer, und der Kioskbesitzer, diesmal weniger erfreut, stellte seine Buchhaltung und seine Kalkulation für die Zukunft erneut um. Das genügte dem Finanzamt aber nicht, es wollte auch für die Vergangenheit Steuern nachgezahlt haben.

Wir haben den Fall geprüft und festgestellt: Die Umsätze sind durchaus steuerpflichtig in Deutschland. Das war nicht ganz eindeutig, aber im Ergebnis hat das Finanzamt 2002 einen Fehler gemacht, den es 2013 korrigieren wollte. Wir meinen, dass sich ein Unternehmer auf eine Auskunft vom Finanzamt verlassen darf – und das Finanzamt sollte solch eine Auskunft nur für die Zukunft widerrufen dürfen, wenn es einen Irrtum erkennt. Dafür haben wir eine Klage beim Finanzgericht erhoben.

Viel Hoffnung machen können wir unserem Mandanten leider nicht. Nach gesetzlichen Regelungen ist eine Zusage im Rahmen der Betriebsprüfung nur dann verbindlich, wenn sie genau geregelte Formvorschriften einhält (§§ 204 ff. der Abgabenordnung). Dass das Finanzamt etwas klar und eindeutig schriftlich niederlegt, reicht dem Bundesfinanzhof üblicherweise nicht aus.