Bareinnahme

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Keine Bargeschäfte

In Ihrem Betrieb gibt es kein Bargeld. Alle Bargeschäfte spielen sich in der außerbetrieblichen Sphäre der Beschäftigten ab. Das macht die Sache einfach. Wo kein Bargeld ist, kann das Finanzamt keine Anforderungen an die Aufzeichnung von Bargeschäften stellen. Einziges Risiko ist, ob das Finanzamt Ihnen glaubt, dass Sie wirklich kein Bargeld einnehmen.

Kassenbuch

Sie haben eine Kasse im Betrieb. Für diese Kasse müssen Sie ein Kassenbuch führen. Darin sind Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen müssen täglich erfolgen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung). Nachträgliche Korrekturen dürfen Sie nur so vornehmen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Veränderung dauerhaft nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Deshalb entspricht eine Kassenbuchführung in Excel den gesetzlichen Anforderungen nicht. Wir empfehlen ein Kassenbuch auf Papier, in gebundener Form.

Einzelaufzeichnungen

Sie müssen grundsätzlich jeden Geschäftsvorfall einzeln vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Dazu notieren Sie im Kassenbuch

• das Datum,
• eine fortlaufende Belegnummer (die Belege sind entsprechend durchzunummerieren),
• den Geschäftspartner (Name und Anschrift, sofern sich diese Angaben nicht aus anderen Buchhaltungsunterlagen eindeutig ergeben) und den Vorgang,
• das Buchungskonto,
• eine Angabe, ob Einnahme oder Ausgabe (Plus-/Minus-Vorzeichen) und
• den Betrag.

Einlagen aus dem privaten Portemonnaie und Privatentnahmen erfassen Sie ebenfalls als Geschäftsvorfälle. Sofern mehr als eine Kasse verwendet wird, müssen Sie für jede einzelne Kasse getrennte Aufzeichnungen führen. Geldverschiebungen zwischen den Kassen sind festzuhalten.

Die Kasse muss sturzfähig sein

Der Kassenbestand kann nie negativ sein. Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ergibt sich in der Regel durch folgende Fehler:

• zeitlich unzutreffende Erfassung von Bareinnahmen,
• zeitlich unzutreffende Erfassung von Barausgaben,
• mehrfache Buchung von Barausgaben,
• nicht erfasste Einlagen,
• nicht erfasste Betriebseinnahmen.

Solche Fehler sind leicht vermeidbar. Jeder der Fehler kann dazu führen, dass der Betriebsprüfer die Kasse verwirft.

Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Prüfen Sie die Kasse durch regelmäßiges Nachzählen.

Offene Ladenkasse

Für Bargeschäfte mit vielen verschiedenen Kunden ist die Verpflichtung, jedes einzelne Geschäft unter Angabe von Namen und Anschrift des Kunden aufzuzeichnen, unzumutbar. Sie brauchen diese Verpflichtung nicht zu erfüllen, wenn Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen Sie die Bareinnahmen anhand eines fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenberichts nachweisen.

Der Kassenbericht muss folgende Angaben enthalten:

• Tagesendbestand der Kasse, ermittelt anhand eines Zählprotokolls
• ./. Tagesanfangsbestand, identisch mit dem Endbestand des Vortages
• = Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben
• + Kassenausgaben des Tages
• + Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
• + Privatentnahmen
• ./. Privateinlagen
• ./. Sonstige Tageseinnahmen
• = Summe der Kasseneinnahmen

Den Kassenbericht sollten Sie unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterzeichnen. Das so ermittelte Tagesergebnis übernehmen Sie in ein Kassenbuch, das hinsichtlich aller übrigen Inhalte den Anforderungen an ein Kassenbuch entspricht.

Einzelaufzeichnungspflicht bei großen Barbeträgen

Auch wenn Sie berechtigt sind, eine offene Ladenkasse zu führen, müssen Sie den Namen und die Anschrift eines Kunden aufzeichnen, der mehr als 10.000 Euro auf einmal bezahlt. Denn dann müssen Sie nach § 10 Abs. 6 des Geldwäschegesetzes ohnehin die Identität des Kunden feststellen. Diese Verpflichtung strahlt auf das Steuerrecht aus.

Registrierkasse

Wenn Sie eine Registrierkasse, ein PC-Kassensystem, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und/oder Wegstreckenzähler verwenden, unterliegen Sie in vollem Umfang den Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung und den ergänzenden Hinweisen des Bundesfinanzministeriums in seinem Schreiben vom 26. November 2010. Das bedeutet:

Einzelaufzeichnungen

Alle Kassenumsätze müssen als Einzelumsätze digital aufgezeichnet werden (Einnahmen und Ausgaben). Die Vorlage eines Tagesendsummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend. Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufzubewahren. Zu den Einzeldaten gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl, Umsatzsteuer, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Umgang mit Stornos

Storno-Buchungen müssen vollständig nachvollziehbar sein, ein Storno darf also nicht zur Löschung eines Buchungssatzes führen. Da die Erfassung von tatsächlichen Geschäftsvorfällen vollständig erfolgen muss, sind Buchungsabbrüche nicht zulässig. Außerdem müssen alle Buchungen, die unter Einsatz eines „Trainingsbedieners“ erfolgen, zusätzlich zu den „normalen“ Buchungen auf dem Tagesendsummen-Bon ausgewiesen werden.

Unveränderbarkeit

Für Buchungen gilt der Grundsatz der Unveränderbarkeit. Wenn Änderungen nötig sind, müssen diese protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Dieses gilt auch für Änderungen in Vorsystemen (Warenwirtschaft etc.) und im Stammdatensystem, soweit diese Systeme Relevanz für die Buchhaltung haben.

Verfahrensdokumentation

Es ist eine Verfahrensdokumentation aufzustellen und vorzuhalten. Darin sind u.a. die eingesetzte Kasse zu beschreiben (Bedienungs- und Programmieranleitungen) sowie eine technische Systemdokumentation und eine Dokumentation über Betriebszeiten und Anwender (Nutzungsprotokolle, Datenänderungen etc.) aufzunehmen.

Aufbewahrungsfrist

Alle Kassenumsätze müssen für mindestens zehn Jahre unveränderbar digital gespeichert werden. Die Daten sind auch dann lesbar zu halten, wenn die genutzte Kasse kaputt geht oder durch ein neueres Modell ersetzt wird. Durch eine Betriebsprüfung kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer eintreten.

Digitale Prüfung

Alle Kassenumsätze müssen jederzeit digital prüfbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Ausgedruckte Bons genügen nicht. Die Finanzverwaltung verlangt die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z.B. CD, DVD, USB-Stick). Das Unternehmen muss selbst dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert, sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für zehn Jahre im Gerät gespeichert werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten.

Weitere Anforderungen ab 1. Januar 2020

Elektronische Registrierkassen müssen voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 zusätzlich über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese besteht aus drei Bestandteilen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke garantieren.