Müssen E-Mails als Geschäftsbriefe vorgelegt werden?
Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied am 30. April 2025 (XI R 15/23), dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung sein können. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mails aufbewahren und sie bei Bedarf der Finanzverwaltung vorlegen.
Hintergrund
Im entschiedenen Fall forderte das Finanzamt während einer steuerlichen Außenprüfung E-Mails eines Konzerns zur Verrechnungspreisdokumentation an. Das Unternehmen verweigerte zunächst die Herausgabe, doch der BFH bestätigte, dass steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich aufbewahrungspflichtig sind.
Aufbewahrungspflicht für E-Mails
Unternehmen müssen alle betrieblichen E-Mails archivieren, insbesondere wenn sie der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Handelsgeschäften dienen.
Wenn eine E-Mail selbst rechnungslegungsrelevante Informationen enthält, müssen Unternehmen diese speichern. Enthält nur der Anhang relevante Daten, reicht es aus, den Anhang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre.
Auswahl durch den Steuerpflichtigen
Der Steuerpflichtige darf eine Vorauswahl treffen, welche E-Mails steuerlich relevant sind. Zwar kann das Finanzamt weitere Unterlagen anfordern, doch es darf kein vollständiges E-Mail-Gesamtjournal verlangen. Denn ein solches Journal enthält auch nicht relevante Daten. Für die Vorlagepflicht solcher E-Mails fehlt die gesetzliche Grundlage.
Grenzen des Vorlageverlangens
Unternehmen müssen daher nicht zu allen E-Mails Informationen herausgeben – etwa zu Absendern, Empfängern, Betreffzeilen oder Anhängen –, wenn diese keinen steuerlichen Bezug haben.
Fazit
Mit dem Urteil zur E-Mail-Aufbewahrungspflicht 2025 machte der BFH deutlich: Unternehmen müssen steuerlich relevante E-Mails aufbewahren und bei Bedarf vorlegen, während ein pauschales Herausgabeverlangen aller E-Mails oder eines Gesamtjournals rechtswidrig ist.
