Autor: Tobias Klemund

E-Mails als Geschäftsbriefe

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Müssen E-Mails als Geschäftsbriefe vorgelegt werden?

Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied am 30. April 2025 (XI R 15/23), dass E-Mails Handels- und Geschäftsbriefe im Sinne der Abgabenordnung sein können. Unternehmen müssen daher steuerlich relevante E-Mails aufbewahren und sie bei Bedarf der Finanzverwaltung vorlegen.

Hintergrund

Im entschiedenen Fall forderte das Finanzamt während einer steuerlichen Außenprüfung E-Mails eines Konzerns zur Verrechnungspreisdokumentation an. Das Unternehmen verweigerte zunächst die Herausgabe, doch der BFH bestätigte, dass steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich aufbewahrungspflichtig sind.

Aufbewahrungspflicht für E-Mails

Unternehmen müssen alle betrieblichen E-Mails archivieren, insbesondere wenn sie der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung von Handelsgeschäften dienen.
Wenn eine E-Mail selbst rechnungslegungsrelevante Informationen enthält, müssen Unternehmen diese speichern. Enthält nur der Anhang relevante Daten, reicht es aus, den Anhang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre.

Auswahl durch den Steuerpflichtigen

Der Steuerpflichtige darf eine Vorauswahl treffen, welche E-Mails steuerlich relevant sind. Zwar kann das Finanzamt weitere Unterlagen anfordern, doch es darf kein vollständiges E-Mail-Gesamtjournal verlangen. Denn ein solches Journal enthält auch nicht relevante Daten. Für die Vorlagepflicht solcher E-Mails fehlt die gesetzliche Grundlage.

Grenzen des Vorlageverlangens

Unternehmen müssen daher nicht zu allen E-Mails Informationen herausgeben – etwa zu Absendern, Empfängern, Betreffzeilen oder Anhängen –, wenn diese keinen steuerlichen Bezug haben.

Fazit

Mit dem Urteil zur E-Mail-Aufbewahrungspflicht 2025 machte der BFH deutlich: Unternehmen müssen steuerlich relevante E-Mails aufbewahren und bei Bedarf vorlegen, während ein pauschales Herausgabeverlangen aller E-Mails oder eines Gesamtjournals rechtswidrig ist.

 

 

 

Verzinsung von Steuernachzahlungen

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Wenn man seine Steuererklärung abgibt und eine Nachzahlung dabei herauskommt, so muss man unter Umständen Zinsen auf die Nachzahlung leisten. Doch wann darf das Finanzamt Zinsen berechnen?

Grundlegendes

Die Verzinsung von Steuernachzahlungen beschränkt sich auf die Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und die Umsatzsteuer. Eine Verzinsung bei anderen Steuerarten, beispielsweise der Erbschaftsteuer oder der Grunderwerbsteuer, ist gesetzlich nicht vorgesehen. Mit der Verzinsung von Steuernachzahlungen möchte der Gesetzgeber einen Zinsvorteil abschöpfen, der entsteht, wenn man seine Steuererklärung zu einem späten Zeitpunkt abgibt.

Beginn der Verzinsung

Eins vorweg: Nicht jede Steuernachzahlung wird verzinst. Denn der Zinslauf beginnt erst 15 Monate nach Ablauf eines Jahres. Für die Steuererklärung 2018 müssen Sie erst dann Zinsen zahlen, wenn der Steuerbescheid nach dem 1. April 2020 vom Finanzamt kommt. Aufgrund von Corona bekommen Sie für die Jahre 2019 und 2020 noch eine zusätzliche Schonfrist. Für 2019 ist der 1. Oktober 2021 maßgebend. Für 2020 der 1. Juli 2022.

Zinsberechnung

Das Finanzamt berechnet die Zinsen auf die Steuernachzahlung. Der Zinssatz beträgt 0,5 % pro vollem Monat. Das entspricht einem jährlichen Zinssatz von 6 %.

 Beispiel: Zinsberechnung 2018

Datum des Steuerbescheids Nachzahlung 1.000 Euro Nachzahlung 10.000 Euro
30. April 2020 5 Euro 50 Euro
30. April 2021 65 Euro 650 Euro

Wie Sie an dem Beispiel sehen, können die Zinsen unter Umständen ziemlich hoch ausfallen. Wenn Sie Ihre Steuererklärung pünktlich einreichen, dann können Sie unnötige Nachzahlungszinsen vermeiden.

Praxistipp

Sollten Sie wider Erwarten doch spät dran sein, dann können Sie bereits vorab einen Betrag an Ihr Finanzamt überweisen. Vorausgesetzt Sie wissen, wie hoch die Nachzahlung ausfallen wird. Damit können Sie eine etwaige Zinsfestsetzung im Vorfeld umgehen.

Aktuelles

In Zeiten der Niedrigzinspolitik dürfte klar werden, dass der gesetzlich festgelegte Zinssatz von 6 % pro Jahr nicht dem entspricht, was der durchschnittliche Bürger an Zinsen erzielen kann, wenn er seine Steuererklärung spät abgibt. Dies hat auch das Bundesverfassungsgericht in einem kürzlich veröffentlichten Urteil erkannt.

Ab dem Verzinsungszeitraum 2014 ist nach Ansicht des Bundesverfassungsgerichts die gesetzliche Regelung verfassungswidrig. Allerdings bleibt es bis zum Jahre 2018 bei der Höhe des Zinssatzes von 6 %. Erst ab dem Verzinsungszeitraum 2019 muss der Gesetzgeber eine Neuregelung bis zum 31. Juli 2022 schaffen. Es bleibt daher abzuwarten, wie hoch der Zinssatz zukünftig sein wird.

→ Bundesverfassungsgericht, Beschluss des Ersten Senats vom 8. Juli 2021, 1 BvR 2237/14